Digitale Unternehmen

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Adieu, Papierberge – let’s go digital!

Bestimmt kann sich noch der eine oder andere daran erinnern, wie es vor der Digitalisierung in Büros von Unternehmen, Kanzleien oder Behörden aussah: Tonnenschwere Aktenschränke standen gleich Megalithen in den Büros umher und taten der Gebäudestatik nicht gerade gut. 😉 Jeder, der schon einmal Bücherkisten bei einem Umzug schleppen musste, weiß in etwa, wieviel Papier wiegen kann!

Papier hat nicht nur ein enormes Gewicht, sondern nimmt auch viel Raum ein. Da viele Unterlagen teilweise über Jahrzehnte hinweg aufbewahrt werden müssen, bringt dies neben dem Platzanspruch auch Kosten mit sich, denn jeder Platz kostet Miete und damit bares Geld.

Faktor Zeit: Auch wenn man Papiere noch so vorbildlich in Ordner sortiert, aufräumt und beschriftet, Akten müssen gezogen und durchblättert werden, was mit Zeitaufwand einhergeht. Und schlussendlich ist dann noch die Sorge: Was geschieht, wenn im Worst Case durch Feuer- oder Wasserschaden die Akten zu Schaden kommen oder gar gänzlich vernichtet werden?

Wenn wir alles zusammenzählen, also Gewicht, Platz, Zeit und Sorge, dann kommt man heute nicht drumherum, sein Unternehmen besser digital aufzustellen. Wir selbst sind begeisterte Vertreter des digitalen Büros und haben unsere Kanzleiabläufe entsprechend nach neuesten Standards eingerichtet.

Das Digitale Büro spart Energie, Platz, Zeit, Geld, Ressourcen und vor allen Dingen Nerven! Darum geht es in unserem heutigen Blog und dabei plaudern wir auch ein bisschen aus unserem Nähkästchen. 😊

Zauberwort Digitalisierung

Über Digitalisieren wird zur Zeit viel gesprochen, gerade wir Steuerberater erfahren eine wahre Renaissance durch diese moderne Arbeitsweise, unseren Mandanten bringt sie enormen Profit!

Was sich früher unübersichtlich an Papierbergen auf unseren Schreibtischen getürmt hat; sortiert und dennoch immer wieder neu herausgesucht werden musste, steht heute dank modernster Software digital in kürzester Zeit zur Verfügung.

Sah man noch vor Jahren den klassischen Steuerberater als papierwälzenden Sachbearbeiter mit großer Hornbrille, so wird man heute eines Besseren belehrt, die große Brille ist zwar derzeit in Mode, aber unser Arbeitsplatz sieht heute völlig anders aus und hat sich immens verschlankt. 😉

Frischer Wind in alten Segeln

Die Themen Buchhaltung und Rechnungswesen werden gerade bei kleinen Unternehmen, meist aus Zeitmangel, eher „stiefkindlich“ behandelt und viele Unternehmen wissen auch nicht wirklich, wie man diese überaus wichtige Aufgabe effektiv angehen kann.

Im Internet findet man inzwischen eine ganze Bandbreite an unterstützenden Programmen und Helferlein, doch welche Tools sind hier wirklich hilfreich?

Einen echten Wettbewerbsvorteil können Unternehmen erzielen, wenn sie nicht nur ihre Belege digitalisieren, bevor sie diese beispielsweise an ihren Steuerberater weitergeben, sondern sämtliche kaufmännischen Prozesse ihres Unternehmens digitalisieren!

Hierbei können wir behilflich sein! In enger Zusammenarbeit mit unseren IT-Partnern finden wir für jedes Unternehmen die geeigneten Werkzeuge, unterstützen bei der Digitalisierung der bestehenden Prozesse und achten auch auf einen funktionierenden Workflow.

Ein im Vorfeld erstelltes Digitalisierungskonzept gewährleistet zudem durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche.

Medienbrüche?

Das klingt etwas dramatisch – ist es aber nicht. Einen Medienbruch haben Sie bestimmt schon einmal selbst erleben können, z. B. beim Einkaufen.

Sie haben Äpfel eingepackt, abgewogen und mit dem Preisaufkleber versehen. Durch die runde Form der Äpfel und etwas Herumkullern im Einkaufskorb ist der Barcode dann beim Scanvorgang an der Kasse nicht mehr lesbar gewesen und der/die Kassierer*in musste Ziffer für Ziffer von Hand eintippen.

Das ist ein klassischer Medienbruch, denn hierbei können sich Fehler einschleichen, z. B. durch versehentlich eingetippte Zahlendreher. Ein Medienbruch entsteht also, wenn innerhalb des Informationsbeschaffungs- oder Verarbeitungsprozesses (hier das Scannen der Waren auf dem Kassenband) Informationen manuell erfasst, also von Hand eingegeben werden müssen.

Ein Medienbruch im Büroalltag liegt z.B. vor, wenn Eingangsrechnungen zwar digitalisiert werden, oder bereits auf elektronischem Wege eingehen, aber beispielweise die Zahlungsdaten manuell im Online-Banking eingegeben werden müssen.

Das beansprucht Zeit und kann Tippfehler wie zuvor genannte Zahlendreher oder Kommafehler produzieren und weitere Arbeitsschritte der Korrektur nach sich ziehen, was wiederum Zeit beansprucht und somit die Qualität der gesamten Arbeit mindern kann. Fehler sind und bleiben menschlich!

In erster Linie geht es bei der Digitalisierung um den reibungslosen Ablauf in Sachen Datenerfassung, Datenverarbeitung, Datenarchivierung und Datenübermittlung.

Unterschiedliche Unternehmen benötigen unterschiedliche Lösungen, je nach Größe und Struktur des Unternehmens. Während einige unserer Mandanten mit einfachen Lösungen auskommen, benötigen andere wiederum komplexere Lösungskonzepte.

Ziel hierbei ist jedoch immer, Schnittstellen zur Übernahme von Daten optimal zu nutzen und so Medienbrüche zu vermeiden.

Transparenz durch DMS

Arbeitet man als Unternehmer im Team, so leistet ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) hervorragende Dienste, seine Zuhilfenahme ermöglicht sämtlichen Mitarbeitern Zugriff auf relevante Unterlagen, was die Transparenz innerhalb des Unternehmens noch einmal erhöht!

Die unter Umständen langen Informationswege der Vergangenheit fallen weg, Prozessabläufe gestalten sich immens effizient!

Welchen Nutzen hält Digitalisieren für Unternehmen bereit?

Kurz und knapp lässt sich der Nutzen auf fünf Punkte bringen. Mit Digitalisierung

  • erhöhen Sie die Geschwindigkeit
  • verbessern die Aktualität
  • erweitern Sie die Intensität
  • verstärken Sie die Transparenz
  • schaffen Sie Mobilität

Kommunikation

Immer mehr Kunden sind als „Digital Natives“ moderne Kommunikationsmittel wie z. B. E-Mail, social media und Chatplattformen von Anfang an gewöhnt, diese Tools sind nicht nur fester Bestandteil des privaten Alltags, sondern finden zunehmend Nutzung im unternehmerischen Sinne!

Dadurch, dass immer mehr Kunden als sogenannte „Digital Natives“ in die Unternehmenswelt nachrücken, ändert sich auch der Stil der Kommunikation und dies beeinflusst alle Bereiche.

War in der analogen Zeit das Heraussuchen von Informationen noch mit Zeitaufwand verbunden, so erhalten wir heute z. B. von Google oder Ecosia Antworten in Sekundenbruchteilen, deshalb finden längere Antwortzeiten heute weniger Akzeptanz als noch zu analogen Zeiten.

Aus unserem Nähkästchen!

Wie digitale Kommunikation die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kunde verändert, lässt sich ganz wunderbar am Beispiel unserer Steuerkanzlei erkennen. Langes Warten auf Informationen und Auswertungen sowie eine infinite Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant aufgrund unvollständiger Unterlagen gehören der Vergangenheit an – der Papierpendelordner entfällt. 😊

Kommunikation 3.0 – erst Brief, dann E-Mail, nun Kollaborationsplattformen, ein internes Informationsmedium für die Bearbeitung und Abwicklung gemeinsamer Projekte. Stellen Sie sich dies als ein unternehmensinternes Facebook vor, mit DMS, Wiki und Kalender, Chat/Videochat, einer Pinnwand für Statusmeldungen, etc.

So können Sie Kunden voll und ganz in die Prozesse einbinden, bleiben stetig in Kontakt und können Wissen und Informationen schnell teilen.

Intensive Beratung auch auf Entfernung!

Durch Digitalisierung erhalten Sie (als Mandant) und wir (als Steuerberater) die exzellente Möglichkeit eines unkomplizierten und informativen Austausches; über Onlinemeetings können wir Ihnen hochwertige steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung ermöglichen, auch über große Entfernungen hinweg.

Lange Fahrwege sowie Fahrzeiten entfallen und können für die ausführliche Beratung aufgewendet werden! Sie sparen Zeit, Kraftstoff und Fahrzeugverschleiß!

Auswertungen und Aussagen in Realzeit

Mit Unterstützung moderner Software ist es uns heute möglich, unsere Mandanten mit schnelleren Zwischenberichten sowie dem aktuellen Bearbeitungsstand zu versorgen.

Hierfür stehen uns (und Ihnen) zahlreiche Anwendungen zur Verfügung, welche Informationen bereitstellen; durch die große Menge an gesammelten und aufbereiteten Daten kommt es heute rasend schnell zu relevanten und aktuellen Informationen, um hieraus wichtige Erkenntnisse abzuleiten und entsprechend zeitnah zu reagieren, bzw. Entscheidungen abzuleiten und dem Mandanten zu kommunizieren.

Das schafft für beide Seiten zusätzliche Zeitressourcen, so hat beispielsweise bei Cloudanwendungen der Steuerberater in Echtzeit Zugriff auf buchungsrelevante Informationen, kann abschlussrelevante Arbeiten laufend erledigen und behält hierbei Monats- oder Jahresabschluss im Fokus.

Zum Schluss das liebe Geld …

Betrachtet man alle vorherigen Punkte und fasst sie zusammen, so kann man sagen, dass das digitale Unternehmen insgesamt gesehen enorme Vorteile und Chancen mit sich bringt!

Zuvor muss man – wie immer im unternehmerischen Leben – etwas Geld in die Hand nehmen. Doch diese Investitionen lassen sich nicht nur als Betriebsausgaben abziehen, sondern können im Rahmen verschiedener Förderprogramme auch noch bezuschusst werden, somit lohnt es sich doppelt!

Die Kosten der Soft- und Hardware variieren – je nach Art und Umfang. Im Großen und Ganzen kann man sagen, dass, wie bei Software und Technik im Allgemeinen üblich, in den letzten Jahren ein deutlicher Preisrückgang zu verzeichnen war, basierend auf dem Wettbewerb ständig neuer Anwendungen und Produkte.

Da gerade im IT-Bereich (Business-Bereich wie privater Markt) immer neue Unternehmen mit innovativen Ideen auf den Markt finden, wird hier der Preisrückgang aller Voraussicht nach erst einmal anhalten; im geschäftlichen wie auch im privaten Bereich sinken die Preise für digitale Produkte kontinuierlich, was Anbieter neuer Produkte und Angebote auffangen.

Durch digitale Prozesse reduzieren Sie in Ihrem Unternehmen die Arbeitsbelastung und können Ressourcen freisetzen, die nun in anderen Aufgaben Anwendung finden – womit wir auch schon wieder beim Stichwort „Kerngeschäft“ wären. 😉

Durch Digitalisierung schaffen Sie eine neue und interaktive Form der Zusammenarbeit – bei internen Prozessen wie auch in der Zusammenarbeit mit Kunden.

Quintessenz: Die Digitalisierung Ihres Unternehmens bietet Ihnen die Beschleunigung sämtlicher Arbeits-, Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse. Fehlerquellen im Unternehmen können reduziert werden, Rechnungen schneller beglichen und sämtliche Daten durch Einsatz cloudbasierter Software bestens gesichert werden.

Liebe Blogleser*innen, wir freuen uns, dass Sie dem heutigen Blog bis hierhin gefolgt sind; vielleicht sind Sie mit diesem Thema im Geiste schon länger unterwegs, haben aber bislang noch keinen richtigen Anlauf nehmen können, Ihr Unternehmen auf digital umzustellen?  Wir, Team Everding + Schulz, beraten Sie hierzu sehr gerne und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene und passgenaue Lösung!

Auch beim Erwerb Ihrer digitalen Kompetenzen helfen wir Ihnen gerne, in Form von Coachings und Workshops. Wir begleiten Sie in der ersten Zeit Ihrer Praxisanwendung und unterstützen Sie bei allen hierzu anfallenden Fragen.

Möchten Sie Ihr Rechnungswesen verschlanken und mehr Zeit in andere Aufgaben wie Kerngeschäft oder Marketing investieren, dann kontaktieren Sie uns jederzeit gerne, wir freuen uns. Vergessen Sie nicht: Alles neu macht der Mai 😉

Für heute wünschen wir Ihnen eine gute Zeit und freuen uns auf ein Wiederlesen in unserem nächsten Blog!

Herzlichst, Ihr Team Everding + Schulz

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