Get into the Workflow

 In Tipps

Sie kennen bestimmt auch diese besonderen Tage, an denen einfach alles reibungslos und wie am Schnürchen klappt? Der Tag gleicht einem gut geölten Getriebe, alles funktioniert. Alles, was anliegt, wird im Handumdrehen mit Erfolg erledigt, jede Aufgabe geht nahtlos in die andere über, die Arbeit fließt (work flow) und man kommt großartig voran und erlebt ein regelrechtes Hochgefühl.

Diese Tage behält man sich auch irgendwie im Gedächtnis – könnte doch nur jeder Tag so sein und rund laufen … Nirgendwo hakt es, nichts klemmt – und am Abend lässt man diesen Tag zufrieden Revue passieren und hofft, dass der kommende Tag auch so easy going läuft …

Allerdings sind solche Tage eher rar, was nicht zuletzt auch damit zusammenhängt, dass alles ein bisschen miteinander verflochten ist (Holistik) und man in seinen Arbeitsabläufen stets ein Stück weit von anderen abhängig und auf sie angewiesen ist, in unserer Branche beispielsweise auf die reibungslose Zuarbeit von Mandanten – aber auch von Faktoren wie Verkehrswege, z. B. eine verpasste Straßenbahn oder das Stehen im Stau, wenn es um Meetings und Termine geht.

Aber auch das ganze Setting an sich muss im Fluss sein; manche Tage scheinen komplett auf uns und unsere Vorhaben abgestimmt zu sein. Hingegen man an anderen Tagen eher das Gefühl hat, dass sich alles gegen einen verschworen zu haben scheint und man an diesem Morgen besser erst gar nicht aufgestanden wäre – was natürlich auch nicht geht 😉 Da muss man dann durch, wie es so schön heißt.

Im Unternehmen

Unnötige Verwaltungsprozesse, nervige Wartezeiten, ständige Abstimmungsschleifen– und egal wie früh man ein Projekt beginnt, am Ende gerät man mal wieder mächtig unter Zeitdruck. Wer kennt das nicht? In unserem beruflichen Alltag werden wir immer wieder ausgebremst, Frust und Resignation können die Folge sein.

Laufen hingegen alle Arbeitsprozesse rund und kommt man gut voran, so erzeugt das Freude an der Arbeit und somit Zufriedenheit, ein nicht-monetärer Faktor, wovon letztendlich auch das gesamte Unternehmen profitiert. Hakt und klemmt es jedoch während der Arbeitsabläufe, so kostet dies alle Mitarbeiter Nerven und Zeit – den Unternehmer Nerven und Zeit und Geld.

Was ist zu tun?

Hier kommen wir ins Spiel! Mit unserem Wissen und Erfahrungsschatz unterstützen wir unsere Mandanten bei der Prozessoptimierung, indem wir Arbeitsabläufe im Unternehmen zuerst analysieren, unsere Auswertungen ausführlich und logisch darstellen, um im weiteren Verfahren schließlich die Abläufe und Prozesse zu optimieren.

Auf diese Weise können Arbeitsabläufe immens verschlankt, Vorgänge beschleunigt, Leistungsvolumen freigesetzt sowie Kosten eingespart werden. Freiwerdende Mitarbeiter-Kapazitäten können anschließend im Sinne des Unternehmens für weitere Projekte eingesetzt werden.

Mitarbeiter und Chef kommen pünktlich in den wohlverdienten Feierabend, der Kunde freut sich über sein zeitnah geliefertes Produkt oder erbrachte Dienstleistung, alles klappt wie am Schnürchen 🙂 Wie aber beginnt man mit der Prozessoptimierung, wo fängt man am besten an?

Erste Bestandsaufnahme

Zuallererst ist es wichtig, die bestehenden Arbeitsabläufe zu dokumentieren und im Detail genau zu beschreiben. Allein durch diesen Vorgang können bereits ineffiziente Arbeitsabläufe aufgespürt und nachgewiesen werden. Ein amerikanisches Marktforschungsinstitut konnte hierzu feststellen, dass allein durch die Erfassung „schwarz auf weiß“ wertvolle Erkenntnisse gewonnen und fünfzehn Prozent an Kapazität freigesetzt werden.

Wer ist zuständig?

Wer ist für was verantwortlich? Niemand kann von jetzt auf gleich alles gleichzeitig können – aber es erleichtert es die Arbeitsabläufe ungemein, wenn man das große Ganze kennt und in seinem Teilbereich brillant sein kann. Sollen Arbeitsprozesse künftig effizient funktionieren, so ist es essenziell, dass jeder Mitarbeiter (als wichtiges Zahnrad im Getriebe) genau um seine Aufgaben weiß und für welchen Bereich er verantwortlich ist.

Schnittstellenbereinigung

Wird eine in sich fertiggestellte Aufgabe zur Weiterverarbeitung (weiterer Arbeitsschritt) an einen nächsten Mitarbeiter/Kollegen überreicht, so könnte man diesen Wechsel als Schnittstelle bezeichnen. Einfaches Beispiel: Der Mantel ist fertig vernäht, jetzt geht es weiter in die Abteilung, die für die Knöpfe zuständig ist …

Das Überreichen der Arbeiten von einem Mitarbeiter an den nächsten bedeutet oftmals einen immensen Zeitverlust, begründet liegt dieser im sog. Push-Prinzip, welches in den meisten deutschen Unternehmen Anwendung findet.

Mitarbeiter 1 ist mit seiner Arbeit fertig und überreicht sie für den nächsten Arbeitsschritt an seinen Kollegen Mitarbeiter 2. Mitarbeiter 2 ist aber noch nicht frei und anderweitig beschäftigt. Die Aufgabe zur Weiterverarbeitung bleibt also liegen, weitere Aufgaben kommen hinzu und stapeln sich, am Ende liegt der ganze Schreibtisch voll mit unerledigten Aufgaben, die sich irgendwann zu Stapeln auftürmen. Die „Liegezeit“ der Aufgaben steigt.

Was haben Stapel alle gemeinsam? Richtig, man muss sie durchsuchen! Spätestens bei Fragestellung zum Bearbeitungsstatus einer Aufgabe. Mitarbeiter 2 sucht also in seinem Stapeltürmchen nach dem entsprechenden Vorgang, um eine Antwort geben zu können. Diese Liege- und Suchzeiten sind extreme Zeitdiebe und kosten ein Unternehmen letztendlich Zeit und Geld.

Strukturiert man Arbeitsabläufe hingegen so, dass sie von einem Mitarbeiter (in diesem Fall also Mitarbeiter 1) durchgängig in einem Zug bearbeitet werden können, so muss sich Mitarbeiter 2 nicht erst in die Aufgabe hineindenken (was zusätzlich auch nochmal Zeit kostet) und die Türmchen auf dem Schreibtisch (oder Schlangen im papierlosen E-Mail-Körbchen) fallen weg –  modern bezeichnet mit Workflow-Design. Es geht also um eine Bereinigung von Liegezeiten und Suchzeiten.

Durch die zuvor erwähnte Dokumentierung der Arbeitsprozesse können Sie ermitteln, ob Aufgaben umstrukturiert werden können, beispielsweise durch Tausch oder gegenseitige Unterstützung in der Aufgabenbearbeitung. Auch eine Mitarbeiterschulung zur Thematik – beispielsweise unser Coaching – wird Ihr Unternehmen im Schnitt weitaus günstiger kommen, als weiterhin permanente Liege- und Suchzeiten. Ihre Mitarbeiter können durchgängig und somit weitaus produktiver arbeiten.

„Das haben wir schon immer so gemacht …“

Viele Prozesse in einem Unternehmen sind im Laufe der Zeit gewachsen, haben sich etabliert und werden nicht weiter hinterfragt – in einigen Fällen ist dies sogar unerwünscht.

Nicht selten werden gute Ideen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen mit einem Kopfschütteln abgewunken, obwohl sich ein Unternehmen durch einen guten Workflow enorme Wettbewerbsvorteile verschaffen kann. Man bleibt lieber im vertrauten Trott, wir Menschen sind manchmal einfach Gewohnheitstierchen. 😉

Klar kann man sich die Frage stellen, ob es Sinn ergibt, wenn ein Mitarbeiter ein Projekt von Anfang bis Ende bearbeitet, oder ob eine Aufgabe besser durch unterschiedliche Mitarbeiter in verschiedenen Teilschritten bearbeitet wird. Viele Arbeitsvorgänge sind hochkomplex und bedürfen unterschiedlicher Spezialisten. In einigen Branchen machen Teilschritte durchaus Sinn (z. B. in der Massenfertigung, wie Textilindustrie, etc.).

In vielen Bereichen kann eine Aufteilung der Arbeit in Einzelschritte aber auch ziemlich demotivierend wirken, so kann es geschehen, dass Mitarbeiter tagein und tagaus und über Jahre hinweg immer die gleichen Handgriffe verrichten, was letztendlich den Geist nicht fordert und auf Dauer gesehen sehr frustrierend sein kann.

IT auf dem Prüfstand

Es gibt heute eigentlich fast kein Unternehmen mehr, welches nicht mit modernen IT-Systemen arbeitet; diese umfassen z. B. die elektronische Kundenkartei, das E-Mail-System, Buchhaltung sowie Abrechnung und letztendlich auch die Telefonie.

Hier werden sehr viele Ressourcen verbraucht und gerade bei der Arbeit am PC bemerkt man oft nicht, wie schnell die Zeit eigentlich vergeht. Schreibt man für jeden Kunden jede E-Mail neu? Oder arbeitet man z. B. effizienter mit passenden Textbausteinen und passt diese individuell an? Wie oft öffnet und schließt man ein Programm, um anschließend das nächste zu öffnen und dort wieder alle Daten neu einzugeben?

Wenn man sich einmal bewusst wird, wie viele Klicks wie viel Zeit verschlingen und es gerade im Arbeitsbereich mit Kundendaten oft zu einer Doppel- oder Mehrfacharbeit kommt, dann sammeln sich auch hier wieder große Zeitmengen an, die man anders hätte besser und viel effizienter nutzen können.

Um Prozesse zu optimieren, muss auch die vorhandene Software auf den Prüfstand und ggf. angepasst werden, um künftig Doppel- oder Mehrfacharbeiten zu vermeiden, denn das Rad muss nicht immer wieder neu erfunden werden 😉

CANDIS versüßt Ihren Arbeitsalltag

Ein sehr nützliches Tool zur Workflow-Optimierung hat zum Beispiel unser Partner CANDIS entwickelt.

Mit CANDIS Workflows optimieren Sie die Rechnungsfreigabe in Ihrem Unternehmen.

Müssen Rechnungen von verschiedenen Personen im Unternehmen geprüft und freigegeben werden ehe eine Zahlung angewiesen und der offene Betrag beglichen wird, kann dadurch wertvolle Zeit verstreichen. Im worst case geht so Skontoabzug verloren und kostet damit dem Unternehmen Liquidität.

Mit CANDIS Workflows werden Rechnungen ganz einfach per E-Mail importiert und einem Verantwortlichen zugewiesen, den Rest erledigt die Software. So beschleunigen Sie die Durchlaufzeit einer Rechnung um ein Vielfaches und behalten dabei stets den Überblick.

  • komfortable Rechnungsfreigabe
  • transparente Freigabeprozesse
  • Überblick in Echtzeit
  • Rückfragen direkt per Chat

CANDIS Workflows ist nicht nur eine äußerst effiziente Software für die digitale Rechnungsfreigabe, die sich einfach in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lässt, sondern ist darüber hinaus auch GoBD konform.

Dank der DATEV-Schnittstelle lassen sich die bewilligten Belege mühelos an die Buchhaltung übergeben.

No risk, no fun

Vorsicht, Risiko! Risiken gehen nur die ganz Wagemutigen ein, am besten, man streicht das Wort gleich ganz aus dem Duden… 😉  Doch ernsthaft – wenn Sie sich auch mit den möglichen Risiken (und möglichen Fehlern) Ihrer Arbeitsprozesse beschäftigen, können Sie diese leicht vermeiden.

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt! Haben Sie den Mut und stellen Sie sich die Frage nach dem worst case, was könnte im schlimmsten Fall eines Scheiterns geschehen? Und: Wäre das wirklich das Ende aller Dinge?

Wenn Sie eine Liste mit allen Risiken erstellen, die Ihnen dabei in den Sinn kommen, dann verfassen Sie damit ein für Ihr Unternehmen sehr wertvolles „Risikoinventar“. Mit diesem Verzeichnis können Sie nämlich Schwachstellen beleuchten und Ihnen gezielt entgegenwirken.

Akzeptiert man beispielsweise bewusst, dass im „worst case“ z. B. durch ein Feuer das Lagerdepot komplett ab- und ausbrennen kann, so kann man beispielsweise mit einer entsprechenden Versicherung Vorsorge treffen, dass das Unternehmen gegen diesen Schaden abgesichert ist.

Zugkraft

Anstelle vom klassischen Push-Prinzip könnte man nun ein Pull-Prinzip in Betracht ziehen, das heißt, dass eine Aufgabe zur weiterführenden Bearbeitung nicht von Mitarbeiter 1 an Mitarbeiter 2 weitergeschoben wird, sondern Mitarbeiter 2 fragt bei Mitarbeiter 1 nach, sobald sich bei ihm freie Kapazitäten für eine Bearbeitung ergeben.

Man könnte nun meinen, dass es letzten Endes doch keine Rolle spielt, ob die Arbeit bei Mitarbeiter 1 oder Mitarbeiter 2 auf dem Schreibtisch gestapelt liegenbleibt – doch ganz am Ende der Arbeitskette befindet sich der Kunde, welcher auf ein Produkt oder eine zugesagte Leistung oder Dienstleistung wartet.

Sinnvoll ist also, möglichst nur in dem Umfang zu produzieren, wie die Nachfrage (des Kunden) es verlangt. Beginnt man am Ende der Arbeitskette – also beim Kunden – und hangelt sich entlang aller dazwischenliegenden Arbeitsschritte wieder zum Anfang, also zu Mitarbeiter 1, dann entsteht zuvor genannter Pull-Effekt.

Was können wir für Sie tun?

Den heutigen Blog möchten wir mit einem Zitat von jemandem ausklingen lassen, der nicht gerade „kleine Brötchen“ gebacken hat, doch es erscheint uns sehr treffend zu sein 😉

„Wenn du erfolgreich sein willst, dann musst du neue Wege einschlagen und nicht auf den ausgetretenen Pfaden des gemeinhin akzeptierten Erfolgs marschieren.“ – John Davison Rockefeller (1839 – 1937)

Ein bisschen erfolgreicher zu werden reicht meistens auch schon aus – erst recht, wenn man das Gefühl hat, auf der Stelle zu treten und nicht mehr so recht voranzukommen.

Wenn Sie zu diesem Thema MEHR erfahren möchten oder sich jetzt zu Frühjahresbeginn mit Ihrem Unternehmen auf neue und effizientere Pfade begeben möchten, dann helfen wir Ihnen dabei sehr gerne weiter. Frühlingsanfang ist die beste Zeit für einen ausgiebigen Frühjahrsputz; jetzt ist der perfekte Moment gekommen, um neuen Glanz ins Unternehmen zu bringen und für frischen Wind in allen Arbeitsbereichen zu sorgen.

Wir, Team Everding + Schulz, unterstützen Sie sehr gerne bei Ihrer Prozessoptimierung, wir spüren hakende Arbeitsprozesse und Zeitfresser auf und unterstützen Sie aktiv beim betrieblichen Großreinemachen!

Profitieren Sie von unserem Wissen und gönnen Sie Ihrem Unternehmen einen kleinen „Neuanstrich“ mit Hilfe unserer Expertise, um künftig mit mehr Effizienz in den perfekten Workflow zu gelangen.

Probieren Sie einfach mal etwas Neues – get into the Workflow 🙂

Herzlichst und bis zum nächsten Blog,

Ihr Team Everding + Schulz

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