Gründen von Grund auf

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7 spannende Lifehacks für Gründer

Mit der Gründung einer beruflichen Existenz ist es beinahe ein bisschen wie mit dem Verreisen, zum einem können Gründerinnen und Gründer mit Sicherheit sehr viel berichten – zum anderen ist es auch bei bester Planung manchmal mit einer „Glücks-Reise“ vergleichbar, bei der man erst unmittelbar vor Reiseantritt erfährt, wohin die Fahrt überhaupt geht.

Wer sich dazu entschlossen hat, ein Unternehmen zu gründen, muss viele Dinge beachten und es kommt vor, dass manch ein potenzieller Unternehmer in spe, der sich ausgiebiger mit dem Thema beschäftigt hat, dann letztendlich doch wieder die Segel streicht und die weiße Fahne hisst, weil es zu kompliziert erscheint. Das ist äußerst schade, denn auf diese Weise ist wahrscheinlich so manch tolle Geschäftsidee nur eine Idee geblieben.

Die Idee für dieses Thema kam uns heute in einer Kaffeepause und so haben wir uns gedacht, dass wir für unsere Leser einfach einmal einen Blog mit Lifehacks erstellen, der jungen Gründern helfen soll, als Starter mit einem anfänglichen Low-Budget das bestmögliche aus der Geschäftsidee herauszuholen – bei zu hohem Arbeitsaufkommen bloß nicht aufzugeben, sondern die Idee weiter zu verfolgen und zu einer Existenz auf- und auszubauen, von der man letztendlich gut leben kann.

Vielleicht ist für den einen oder anderen ein wichtiger Tipp dabei? Viel Spaß beim Lesen und Entdecken!

Selbständig

Selbständig = selbst und ständig, womit es allein aber noch nicht getan ist, denn als Selbständiger hat man zusätzlich noch die Aufgabe, sich um alles zu kümmern, was nicht zur Kernaufgabe des Geschäftes gehört, jedoch von großer Bedeutung ist. Zum Beispiel Buchhaltung und Steuern, denn darum kommt niemand herum, ob Großkonzern oder Kleinunternehmer.

Wer gründet, kann sich gerade zu Beginn schnell verzetteln und am Ende vor lauter Aufgaben, die vermehrt das Drumherum betreffen, versehentlich das Kerngeschäft aus den Augen verlieren und vernachlässigen.

Im eigentlichen Kerngeschäft geht es ja um die Tätigkeiten, mit denen das Unternehmen seine Einnahmen und somit seinen Gewinn erwirtschaftet, in einem Betrieb für etwa Gas- und Wasserinstallation wären das die Termine beim Kunden vor Ort und auf Baustellen, mit anschließender Rechnungsstellung. Hinzu kommen noch Buchhaltung, Pflege der Kundendaten unter Einhaltung des Datenschutzes, Kontrolle der Rechnungen/Zahlungen, Verfassen von Anschreiben (z. B. Mahnwesen), Recherche nach Anbietern von Materialien und Ersatzteilen und vieles mehr.

Um gerade in der Gründungsphase eine Überarbeitung, die meist mit Überlastung und Frustration einhergeht, zu vermeiden, kann man bestimmte Aufgaben abgeben, sie delegieren – um sich den Rücken für das Wesentliche freizuhalten, seine Existenz erst einmal aufzubauen und sich voll und ganz dem Kerngeschäft zu widmen.

Jeder Tag hat natürlich nur 24 Stunden, niemand kann rund um die Uhr funktionieren – somit wäre ein wichtiger Faktor, die kostbare Zeit ökonomisch zu planen, um das Wesentliche – die Kernaufgabe – stets im Auge zu behalten und gleichzeitig gesund und entspannt zu bleiben.

Wie kann man das bewerkstelligen? Antwort geben Ihnen unsere Lifehacks.

Lifehack Nummer 1: Teilen macht Freude, gib doch etwas ab!

Der wichtigste Punkt: Aufgaben delegieren. Einer der größten Zeitfresser ist und bleibt der „Papierkram“, der sehr gerne (unbeabsichtigt) erst auf die lange Bank geschoben wird und am Ende nicht selten kurz vor Schluss in heller Aufregung und auf den allerletzten Drücker fürs Finanzamt aufbereitet wird.

Bereits vorher kann er Unternehmerinnen und Unternehmern wie ein kleines stichelndes Schreckgespenst im Nacken sitzen; man denkt jeden Tag irgendwie ein bisschen daran und widmet sich dann doch wieder anderen Dingen. Indessen kommt jeden Tag neue Arbeit hinzu und das zu Anfang noch überschaubare Schreckgespenst wird über Wochen und schließlich Monate zu einem ausgewachsenen Alptraum aus Papier und Zetteln und Belegen, die allesamt nummeriert und in chronologische Reihenfolge gebracht sowie abgeheftet und ins System eingetragen werden müssen. Wehe, es gibt dann beim Lüften Durchzug im Büro, auch das ist schon vorgekommen 😉

Was also tun? Ganz einfach: Geben Sie Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater ab, wir plagen uns nämlich wirklich gerne damit; für uns ist es zudem keine Plage, sondern macht uns Spaß – weswegen wir genau diesen Beruf gewählt haben und immer wieder wählen würden.

Geben Sie Ihre gesamte Buchhaltung an ein Steuerberatungsbüro, dann brauchen Sie sich künftig mit dem Punkt nicht mehr zu belasten. Und zugleich profitieren Sie von der betriebswirtschaftlichen Beratung durch Ihren Steuerberater, der Ihnen stets mit Rat und Tat zur Seite steht.

Lifehack Nummer 2: Gründer-Coaching

Für den bestmöglichen Start ins eigene Unternehmen empfiehlt sich unbedingt ein Gründer-Coaching, denn eine umfassende Beratung mit den entsprechenden Informationen ist maßgeblich entscheidend für den Erfolg Ihres jungen Unternehmens.

Das Gründer-Coaching unsere Kanzlei setzt sich aus fünf Bausteinen (Rechtsform, Ertragsteuer, Umsatzsteuer, Buchführung, Lohn) zusammen, die Sie einzeln oder auch als Paket wählen können. Mit unserem Coaching sind Sie als Gründer von Beginn an optimal betreut, wir übernehmen die lästige Kommunikation mit dem Finanzamt, unterstützen Sie bei betriebswirtschaftlichen Entscheidungen und Sie können sich ganz auf das Wesentliche, ihr Kerngeschäft, konzentrieren.

Unter anderem weil wir selbst Gründer sind, kennen wir uns mit den Herausforderungen und Fallstricken bestens aus. Unsere Mandanten profitieren deshalb nicht nur von unserer fachlichen Expertise als Steuerberater, sondern ganz besonders auch von unseren eigenen wertvollen Erfahrungen.

Lifehack Nummer 3: Kostenlose Website

Wenn Sie Ihr Unternehmen mit großer Reichweite präsentieren möchten, müssen Sie ins Internet, daran führt heute kaum ein Weg vorbei.

Denn auch wenn Sie keine Website haben, werden Sie über kurz oder lang im Internet zu finden sein, z. B. über Google My Business oder Bewertungsportale wie Yelp. golocal oder Facebook (selbst wenn Sie dort gar nicht angemeldet sind). Da kann einiges schiefgehen, besonders wenn Ihr Unternehmen unbegründet eine schlechte Bewertung erhalten hat und darauf gar nicht reagieren kann, weil es keine Website am Start hat.

Eine kostenlose oder preisgünstige Homepage können Sie sich schnell und sicher auch ungeübt per Baukasten erstellen, die Ergebnisse können sich heute wirklich sehen lassen. Als Anbieter seien hier Jimdo, WIX oder Strato genannt.

Vorteil: Sie brauchen Sie nicht um Webspace oder Webhosting zu kümmern, beides ist bereits inklusive – alles verläuft unkompliziert.

Auch preiswerte Online-Shop-Möglichkeiten werden angeboten, die Baukästen sind selbsterklärend und einfach verständlich zu handhaben, ihre Benutzeroberfläche ist intuitiv bedienbar – man wählt aus verschiedenen Templates und erhält zudem E-Mail-Adressen fürs Business.

Link-Tipps:

https://de.jimdo.com/

https://www.strato.de/

https://de.wix.com/

 

Lifehack Nummer 4: Assistentinnen und Assistenten

Kaum ein Gründer hat zu Beginn die finanziellen Mittel, einen oder mehrere Angestellte sozialversicherungspflichtig zu beschäftigen. Die Tagespost bedarf dennoch der Erledigung, E-Mails sind zu beantworten, Bestandskunden wie neue Kunden wünschen Auskunft via Telefon.

Sie können bestimmte Aufgaben auslagern, an eine Assistentin oder an einen Assistenten mit entsprechender Expertise; also Unterstützung durch einen/eine VPA (virtuelle persönliche Assistenz). Auf diese Weise können zeitaufwändige Aufgaben delegiert werden, beispielsweise Telefonie, Korrespondenz, Social Media, Content-Management oder kreatives Schreiben für die Website, etc.

Die virtuelle Assistenz kann bereits mit wenigen Stunden in der Woche oder im Monat einem jungen Unternehmen optimale Zuarbeit leisten sowie bezahlbare Unterstützung bieten und Gründern den Rücken fürs Wesentliche freihalten. Auf diese Weise verzettelt man sich nicht, zudem sind die Preise überschaubar!

Was kann ein VPA für Sie und Ihr Unternehmen tun?

Viel. Wirklich viel.

IHR INTERNETAUFTRITT: Ihr VPA erstellt Ihnen Ihre Website in HTML5, CSS3, WordPress oder noch schneller per Baukasten, damit Sie präsent sind. Auch die regelmäßige Pflege Ihrer Website und Ihres Onlineshops können Sie an eine/n VPA delegieren, infrage kommen auch Bildbearbeitung von Produktfotos, das Einpflegen von Artikeln sowie und den dazugehörigen Fotos im Onlineshop. Außerdem Content-Management, wie Produktbeschreibungen, Blogbeiträge, Pflege von Social-Media-Accounts u. v. m.

INTERNETRECHERCHE: Suche nach Informationen, wie z. B. Adressen von Lieferanten, Vergleichen von Preisen, Anfahrtswege, Stadtpläne, etc.

ALLTÄGLICHE BÜROTÄTIGKEITEN: Transkriptionen von gesprochenen und aufgezeichneten Texten, Formatierung und layouten von Dateien, Sprach-Übersetzungen, Terminvereinbarungen, u. v. m.

KLASSIKER KUNDENBETREUUNG: Ihr VPA erledigt Ihre Korrespondenz per Briefpost oder E-Mail, erstellt und versendet Ihre Newsletter, beantwortet Kundenanfragen und leistet Support per Chat, E-Mail und Telefon. Auch Botengänge sind möglich, wenn eine gewisse Ortsnähe es zulässt.

VERARBEITUNG VON DATEN: Datenerfassung und Datenbankpflege, Analyse.

PLANUNG VON DIENSTREISEN: Auch Fahrplanauskunft, Zusammenstellen einer Reiseroute, Hotelreservierung, Buchung von Fahrkarten oder Flugtickets kann vom VPA übernommen werden.

PRIVATE AUFGABEN: Ein VPA kann Ihnen auch hervorragend privat weiterhelfen, wenn in Ihrem Tagesgeschäft Überstunden anfallen, aber gleichzeitig noch wichtige familiäre Dinge zu erledigen sind. Beispiele:

  • Blumenstrauß für den Geburtstag besorgen
  • Reservierung im Restaurant
  • Planung von Familienfeiern
  • Bestellung oder Zusammenstellung von Produkten, z. B. Geschenke
  • Preisrecherche für Ihre Weihnachtsbestellungen
  • Private Urlaubsplanung, Aussuchen und Zusammenstellen von Reise- und Ausflugszielen, präzise Routenplanung
  • Wohnungs-, Grundstück und Immobiliensuche

Link-Tipps:

https://www.my-vpa.com/

https://www.eassistentin.de/

https://speedlancer.com/ (englisch)

 

Lifehack Nummer 5: Entwickeln eines Leitbildes für Ihr Unternehmen

Das Unternehmensleitbild erklärt Sinn und Zweck eines Unternehmens, es gibt den Rahmen für die täglichen Handlungen im Arbeitsbereich vor und hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern bei der Vergegenwärtigung, wie die entsprechenden Aufgaben erledigt werden sollen und warum.

Gleich zu Beginn oder noch vor Gründung des Unternehmens sollte man dieses Unternehmensleitbild entwickeln und regelmäßig überprüfen, ob man noch auf dem richtigen Weg ist. Als Gründer kommt man nämlich schnell in Versuchung, zu viele Kompromisse einzugehen und weiß am Ende gar nicht mehr, wofür man eigentlich steht und ob man auf kurz oder lang überhaupt ankommt, wo man eigentlich hinwollte.

Lassen Sie sich nicht beirren. Gründen bedeutet auch, viele Lernschleifen zu drehen. Es ist wie beim Bauen eines Hauses, selten läuft etwas zu 100 Prozent exakt so, wie man sich das vorgestellt hat. Wichtig ist, stets die Ruhe zu bewahren und aus diesen Erfahrungen zu lernen.

Mit dem Leitbild heben Sie sich mit Ihrem Unternehmen von der Konkurrenz ab und erläutern Grundprinzipien und Selbstverständnis für Ihr Unternehmen. Wenn Sie Ihr Leitbild nicht bereits als Teil Ihres Businessplans entwickelt haben, dann arbeiten Sie es umgehend schriftlich aus: Für Sie selbst, für Ihre Mitarbeiter, für Ihre Kunden sowie Ihre Kunden in spe.

Das Leitbild gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen:

  • Wofür stehen wir? (Was ist unsere Vision/unser Selbstverständnis?)
  • Was wollen wir erreichen? (Was sind Mission und Ziel unseres Unternehmens?)
  • Wie wollen wir es erreichen? (Was sind unsere Grundprinzipien, welche Strategie wenden wir an?)

Manche Unternehmen gehen dazu über, ihr unternehmenseigenes Leitbild eingerahmt in Büroräumen oder Werkstätten auszuhängen, auf diese Art können sich sämtliche im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter dessen immer wieder vergegenwärtigen und auf Kurs bleiben. Wir finden die Idee prima – und wenn Sie es vorerst provisorisch mit Magneten am Kühlschrank befestigen. 🙂

Ideen für ein Unternehmensleitbild:

Werden Sie kreativ und überlegen Sie sich einen Firmenslogan oder ein Motto, so verdeutlichen Sie Ihren Kunden rasch die Leistungen Ihres Unternehmens.

Welche Vision haben Sie? Teilen Sie Ihren Kunden mit, wofür Ihr Unternehmen steht. Unterstreichen Sie Ihre Einzigartigkeit, z. B. „Bei uns bekommen Sie MEHR!“

Für welche Werte steht Ihr Unternehmen? Treffen Sie Aussagen über den Umgang mit Ihren Kunden und Mitarbeitern, zum Beispiel in einem Kodex, in welchem Sie selbst Ihren Anspruch an Ihr Unternehmen stellen und beschreiben, z. B. „eine reibungslose und schnelle Kommunikation im Unternehmen“, „die Lösung der Belange von Kunde oder Auftraggeber,“ „wir denken mit“, „wir hören zu“, „wir finden passende Lösungen“, etc.

 

Lifehack Nummer 6: Meine Zielgruppen

Was will/braucht eigentlich der Kunde? Häufig sind Unternehmer zwar total von ihren ausgeklügelten Produkten/Services begeistert, erreichen aber die Kunden damit nicht. Daran ist schon so manches Start-Up gescheitert.

Versetzen Sie sich nicht nur in Ihre Kunden hinein, sondern sprechen Sie schon während der Produktentwicklung direkt mit potentiellen Kunden. Holen Sie sich so früh und so oft wie möglich Feedback.

Fragen Sie sich exakt: Wer ist meine Zielgruppe und welchen Nutzen hat mein Produkt (oder Dienstleistung) für meine Kunden? Wer überhaupt sind meine Kunden? Wer sind nicht meine Kunden? Welche Eigenschaften bringen meine Kunden mit? Wie alt sind sie? Über welchen Bildungsstand verfügen Sie? Welche Interessen und welche Bedürfnisse sind vorhanden? Warum überhaupt kommt der Kunde zu mir und was erhofft er sich von meinem Angebot? Und: Wie kann ich all das in mein Angebot einfließen lassen?

 

Lifehack Nummer 7: Telefonsekretariat

Es kann durchaus passieren, dass Ihr Unternehmen schneller wächst, als Sie zunächst gedacht haben und Ihr Telefon partout nicht mehr stillstehen will. Ihr Auftragsbuch gleicht inzwischen einem Backstein und Sie kommen mit der Arbeit kaum noch hinterher, um Ihre Aufträge abzuarbeiten … Herzlichen Glückwunsch 🙂

Ein weiteres Szenario könnte sein, dass Sie für Ihre Kunden im Außendienst tätig sind und für Telefonate täglich (wenn überhaupt) nur ein kleines Zeitfenster an Kapazitäten frei haben. Für Ihre Kunden sind Antworten auf drängende Fragen jedoch von hoher Priorität. Natürlich möchte man immer für seine Kunden erreichbar sein, doch alles auf einmal kann niemand bewältigen, weswegen es sich sehr lohnen kann, seine Telefonate an ein Telefonsekretariat zu delegieren und auf diese Weise für die Kunden erreichbar und über ihre Anliegen informiert zu bleiben.

Gerade in der Anfangsphase der Gründung, wenn das Bugdet doch noch etwas bescheidener ausfällt, spart man sich auf diese Weise Personalkosten und kann gleichzeitig sicher sein, dass die Kunden freundlich betreut werden. Darüber hinaus erscheint es viel kundenfreundlicher als ein Anrufbeantworter, der in Nullkommanichts voll gesprochen ist …

Im Telefonsekretariat werden für Sie auf Wunsch in 24 Stunden an 7 Tagen Anrufe entgegengenommen. Kleinere Anfragen können selbst beantwortet werden, beispielsweise über Ihre hinterlegten Vorgaben. Kompliziertere Fragen werden schriftlich aufgenommen, aufbereitet und Ihnen per SMS oder E-Mail übersendet. So erhalten Sie einen schnellen Überblick, was Priorität hat, wo schnell reagiert werden muss oder was nicht so dringend ist – und können bei freien Kapazitäten dann zurückrufen.

Eine wirklich tolle Sache, beide Anbieter können außerdem kostenlos getestet werden.

Link-Tipps:

https://www.starbuero.de

https://www.bueroservice24.de/

 

Für Sie oder für eilige Leser zusammengefasst:

  1. Lagern Sie belastende Aufgaben aus, alles was viel Zeit und Energie benötigt, aber trotzdem sein muss.
  2. Nutzen Sie ein Gründer-Coaching, um mit Wissen und Know-how sicher und felsenfest gewappnet zu sein.
  3. Präsentieren Sie sich im Internet, für den Anfang mit einer kostenlosen oder preiswerten Lösung des Web-Anbieters. Ein Upgrade im Nachhinein ist immer möglich.
  4. Nutzen Sie die Kompetenz und Expertise eines/einer VPA, der Sie und Ihr Unternehmen ein wenig kennenlernt und Ihnen unterstützende und wertvolle Zuarbeit leisten kann.
  5. Entwickeln Sie ein Leitbild für Ihr Unternehmen und zeigen Sie, wofür Sie und Ihr Unternehmen auf dem Markt stehen.
  6. Ermitteln Sie Ihre Zielgruppe und testen Sie Ihre Produkte am Kunden. Was wünscht und braucht Ihre Zielgruppe, was können Sie ihr zielgerichtet anbieten?
  7. Nutzen Sie ein Telefonsekretariat, um den Rücken frei für Ihre Arbeit zu haben. Erhalten Sie Ihre Telefonate aufbereitet, zusammengefasst und arbeiteten Sie sie bequem in einem von Ihnen gewählten Zeitfenster ab.

Wir, Team Svenja Everding + Torben Schulz, würden uns sehr freuen, wenn Ihnen der eine oder andere Tipp ein wenig nützlich sein konnte. Für weitere Fragen zu unserem Gründer-Coaching und anderen Angeboten rufen Sie uns gerne jederzeit an. Für heute wünschen wir Ihnen eine schöne kommende Adventszeit, bleiben Sie gesund, achten Sie auf sich, essen Sie Mandarinen und Plätzchen – und geben Sie ein bisschen Arbeit ab.

 

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