Multitasking

 In Lifestyle, Tipps

How to confuse your mind…

Liebe Blogleser*innen, wir hoffen, Sie konnten die schönen Sommertage genießen und hatten Zeit, einmal so richtig nach Herzenslust auszuspannen. Keine Termine, keine Meetings; Beine und Seele baumeln lassen, in den Tag hineinleben; mal nicht produktiv sein – und nur Sie und Ihre Lieben bei guten Gesprächen; vielleicht auch bei einem schönen Glas Wein – und dazu noch in traumhafter Umgebung!

Das muss einfach auch mal sein. Eine wunderbare Sache ist zudem, sich bei Freunden zum gemeinsamen Frühstück im Grünen zu treffen, um dann nachmittags um 15 Uhr immer noch plaudernd und angeregt diskutierend beim „Frühstück“ zu sitzen. 😊

Doch manchmal ist es mit dem Entspannen gar nicht so einfach, denn dadurch, dass wir im Alltag häufig permanentem Multitasking ausgesetzt sind, können immer mehr Menschen nur schwerlich bis gar nicht abschalten.

Und ist es gelungen, endlich doch einmal herunterzufahren und sich zu entspannen, dauert es meist nicht lange, und der Arbeitsalltag steht wieder vor der Tür! Bereit zur nächsten Runde im Hamsterrad? Alles einsteigen bitte – und weiter geht’s …

Der Oktopus im Hamsterrad

Der Erholungseffekt von Wochenende oder Urlaub ist meist schnell verflogen – hinzu kommt, dass immer irgendwie ein ordentlicher Berg Arbeit abzuarbeiten ist, der sich wie Sediment ansammelt und nie abzureißen scheint.

Alles Relaxing ist bald „für die Katz“ … Und schon ist man wieder mittendrin im Hamsterrad und versucht erneut, alles gleichzeitig zu erledigen! Man bearbeitet schriftliche Aufgaben, schreibt Briefe, spricht gleichzeitig per Telefon mit Kunden oder Mandanten über ein ganz anderes Thema… checkt nebenbei Termine, trägt neue Deadlines ein und recherchiert im selben Augenblick noch zu wichtigen Themen im Internet.

Um Buchhaltung und Ablage kümmert man sich auch so nebenbei, und im Handumdrehen vergeht der Tag, und man wird das diffuse Gefühl nicht los, zum Tagesende irgendwie nichts wirklich fertiggestellt zu haben… Und wenn, dann haben sich womöglich noch Flüchtigkeitsfehler eingeschlichen und zeitaufwendige Nacharbeit ist angesagt. Ärgerlich! (Eigentlich bräuchte man wie ein Oktopode acht Arme – und doch hat man nur ein Gehirn…)

Klassisches Beispiel

8 Uhr morgens – Arbeitsbeginn! Nach und nach trudeln die lieben Kollegen ein, in der Luft mischen sich Düfte von Kaffee, Parfümnoten und Aftershave. Die Stimmung ist prima – ran an den PC! Während dieser hochfährt, sichtet man die Tagespost und heftet das eine oder andere in die Ablage ab.

Rechner endlich hochgefahren? Ja! Der angefangene Poststapel wird zur Seite gelegt; der PC ist bereit, alle relevanten Fenster öffnen sich. Outlook, Slack, Zoom, Skype, Lotus, Excel, Chrome, Edge, etc. Letzterer versorgt uns mit den täglichen Schlagzeilen und News. Oh, interessante Neuigkeiten, schnell mal reinklicken … Aha!

Dann noch ein erster Blick in die E-Mails, Vorselektion. Ah, okay – das ist wichtig – das auch – das ist weniger wichtig … Oh, das hier ist sehr wichtig, aber hierzu fehlen mir noch Informationen. Also: Wiedervorlage. Informationen recherchieren nicht vergessen!

Ach, das mache ich doch besser gleich. Aber vorher rasch noch ein Dokument in Word öffnen und ein wichtiges Anschreiben fertigstellen. Gestern komplett vergessen!

Oh, Gedankensprung – schnell mal ins Social-Media schauen. Ah, bei Facebook gibt es Anfragen zu beantworten – und so viele Likes? Wunderbar! Und wenn man schonmal hier ist, kann man auch gleich den nächsten Post setzen! Und überhaupt: Was gibt es Neues bei Xing? Wo war ich eigentlich?

Ach ja, das Anschreiben … und die E-Mails… Oh, gleich Meeting? Oops, war das etwa heute? Okay, na gut… PC rasch sperren und ab zum Meeting. Das Telefon klingelt, schnell noch abnehmen! Unterwegs einen Kaffee einsammeln… Besprechung der anliegenden Wochenthemen… und so weiter.

Sie kennen das? Man switcht wie eine Flipperkugel von einer Aufgabe zur nächsten; man surft, sucht, vergisst etwas Wichtiges – dann fällt es wieder ein. Bevor es erneut vergessen geht, macht man es doch besser mal eben schnell gleich!

Dafür verliert man den Fokus beim Antwortschreiben einer wichtigen E-Mail, und dann klingelt auch noch erneut das Telefon. Oh, Kunde Soundso… Eigentlich hatte man ihm einen Rückruf zugesagt – und das Ganze dann doch überhaupt nicht mehr auf dem Schirm…

Es ist jetzt 12 Uhr, der Kopf schwirrt und man hatte zwar irgendwie ständig etwas zu tun, aber dennoch gefühlt nichts wirklich auf die Reihe bekommen.

Dazu ein permanentes Hintergrundrauschen: Telefonklingeln, vibrierende Handys, eingehende Social-Media-Nachricht, „Sie haben Post!“, aufgeschnappte Gesprächsfetzen, Ablenkung hier, Unterbrechung da, und so weiter… Davon berichten uns viele Menschen.

Gehirn unter ständigem Beschuss…

Tatsächlich sind nicht wenige Menschen einem permanenten Dauerfeuer ausgesetzt – mit dem schönen Wörtchen „Multitasking“. Man versucht, irgendwie alles gleichzeitig zu erledigen und kann dabei kaum einen klaren Gedanken fassen; keinen Schritt gedanklich einen nach dem anderen setzen und dabei einen Weg auch mal zu Ende gehen, sondern es gibt viele kleine Wege, die schlussendlich mehr oder weniger nur in kleinen Schrittchen getrippelt werden!

An vielen verschiedenen Baustellen im Kopf arbeitet man gleichzeitig, was am Ende (zu)viel Kraft kostet – und schlimmstenfalls zu Fehlern und Erschöpfung führen kann. Eine hohe mentale Belastung!

Fazit: Wer alles gleichzeitig machen möchte, wird am Ende kaum etwas richtig machen und mit aller Wahrscheinlichkeit eine hohe Fehlerquote generieren. Denn Multitasking verhindert erfolgreich, dass man seine Aufgaben mit dem richtigen Maß an Augenmerk und Achtsamkeit erledigt!

Salopp gesagt: Multitasking kann zu ungewollter Schludrigkeit und Erschöpfung führen.

Multitasking = Hans Dampf in allen Gassen!

Auf Dauer gesehen macht Multitasking früher oder später regelrecht meschugge! Als multitaskender Mitarbeiter erreicht man in der Regel kaum die benötigte Konzentrationstiefe für eine wirklich gute Arbeitsqualität.

Man muss sich immer wieder erneut aus seinen Gedanken reißen, um bei jedem Interrupt (und neuem Multitask) wieder den Anschluss zu finden, bzw. sich erneut in die Aufgabe hineinarbeiten. Gleichzeitig ist man gedanklich schon bei der nächsten Aufgabe und wundert sich, wenn am Ende die Ergebnisse zu wünschen übriglassen, bzw. die Arbeit der Nachkorrektur bedarf.

Gute Gründe gegen Multitasking

Beim Multitasking besteht zudem die große Gefahr, dass man sich am Ende“ ausbrennt“. Denn gerade, dass man keine tiefe Konzentration für die jeweilig zu bearbeitende Aufgabe aufbauen kann (ihr sich also gar nicht richtig widmen kann), ist für das Gehirn sehr belastend.

Kaum hat man begonnen, ist man auch schon wieder raus und mit seinem Focus (oberflächlich) woanders. Ein Sprichwort, welches früher eher gern als ein bisschen „spießig“ belächelt wurde, bringt es perfekt auf den Punkt: „Man kann nicht auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig tanzen“ …

Denn bearbeitet man zwei oder noch mehr Aufgaben auf einmal, kann man sich auf kein Thema voll und ganz einlassen und wird keinem davon wirklich gerecht! Wenn Sie etwa wichtige Anschreiben verfassen und nebenbei in die News schauen und dazu noch telefonieren, werden Sie keiner dieser Aufgaben mit der nötigen Aufmerksamkeit begegnen können.

Und so kann es geschehen, dass Ihr Brief am Schluss vor Fehlern nur so strotzt und das Telefonat für den Kunden eher „so lala“ gewesen ist. Denn dieser merkt natürlich, dass ihm keine echte Aufmerksamkeit zuteilwird und ist entsprechend verstimmt.

Am Ende müssen Sie das Anschreiben wieder korrigieren und haben zudem mit einem unzufriedenen Kunden zu tun („Sie hören mir ja gar nicht richtig zu! Bei Ihnen rufe ich bestimmt nie wieder an!“) – zwei Halbheiten, aus denen am Ende nichts Ganzes geworden ist – „dank“ Multitasking. 😕

Auch die Gesundheit leidet

Des Weiteren besteht die große Gefahr, dass man durch Multitasking richtig krank werden und Schäden davontragen kann, die nicht reversibel sind. In einigen Jobs etwa ist die Arbeitsdichte unglaublich hoch und viele unterschiedliche Tätigkeiten werden gleichzeitig erledigt.

Nehmen wir das Beispiel Customer-Service. Hier müssen die Mitarbeiter möglichst viele Telefonate pro Stunde erledigen; also telefonieren, dabei gleichzeitig Notizen zum Gespräch verfassen, Lösungswege finden, etc. Meist hat man den vorherigen Fall noch nicht abgeschlossen – und schon den nächsten Kunden mit einem neuen Anliegen im Ohr!

Gleichzeitig recherchiert man im Intranet zu verschiedenen Lösungsmöglichkeiten, die man dem Kunden anbieten kann und sucht in der Datenbank nach früheren Notizen zu Gesprächen und Lösungsangeboten zu diesem Kunden.

Zur selben Zeit muss man auf das Timing achten, also die Gesprächszeit im Auge behalten. Und anbieten soll man ja auch noch etwas …

Das ist ein Extrembeispiel für Multitasking. Vergleichen Sie diese Arbeit mit einem Landwirt, der seine Ernte einfährt und sich voll und ganz auf diese Aufgabe konzentrieren kann – bis der letzte Getreidehalm geerntet ist!

Oder mit einem Gartenpfleger, der ganz in Ruhe und mit voller Konzentration Sträucher und Hecken schneidet – und zwar eine nach der anderen, ohne gleichzeitig wild fuchtelnd mit den Werkzeugen zwischen den einzelnen Gehölzen hin und her zu flitzen.

Arbeiten auf der Überholspur – Gehirn im Overload!

Früher oder später macht nämlich auch das stärkste Gehirn schlapp! Jobs mit viel Multitasking zeichnen sich durch unglückliche Mitarbeiter, einer hohen Krankheitsrate sowie Fluktuation aus!

So haben Wissenschaftler in einer Studie mittels MRI-Scans die Gehirne von Menschen durchleuchtet und verglichen. Man erkannte, dass jene Gehirnareale, welche Emotionen und Empathie steuern, bei multitaskenden Probanden über eine geringere Dichte verfügten als die Hirnareale von jenen Probanden, die immer schön eine Sache nach der anderen erledigen.

Denn das ständige Umswitchen zwischen mehreren Aufgaben erzeugt immensen Stress, dem wir biologisch eigentlich nicht gewachsen sind. Multitasker arbeiten quasi immer unter „Dauerbeschuss“ unterschiedlichster Reize, die das menschliche Gehirn erst einmal verarbeiten muss – und irgendwann ins Stocken gerät.

Dann geht zumeist gar nichts mehr, der Kopf wird völlig leer!

Stress geht an die Nieren!

Durch Dauerstress steigt der Spiegel von Cortisol im Blut an und kann auf Dauer chronisch werden. Die Nebennieren produzieren dann ständig Cortisol, welches Organe und Gewebe verändert.

So kann etwa eine erhöhte Konzentration von Cortisol im Blut zu einer verminderten Aufnahme von Zucker aus dem Blut in das Gewebe führen und die Entwicklung von Diabetes mellitus begünstigen.

Auch der Blutdruck kann sich durch Stress verändern, sodass damit eine dauerhafte Einnahme von Blutdrucksenkern erforderlich werden könnte.

Viel führt zu wenig

Mit Multitasking wird Unproduktivität gesteigert, denn es ist ein Trugschluss zu glauben, dass dadurch, dass man alles gleichzeitig tut, umso produktiver arbeitet.

Wer viele Dinge gleichzeitig erledigt, kann irgendwann nicht mehr die gute Qualität liefern, die man erreicht, wenn man sich einer Sache nach der anderen widmet – also mit „Tiefgang“ sowie der entsprechenden Aufmerksamkeit.

Das ständige Switchen bei der Arbeit führt dazu, dass man quasi immer nur „mit halbem Herzen bei der Sache ist.“ …

Unser Geheimtipp: Versuchen Sie es doch einmal mit Monotasking!

Monotasking ist das komplette Gegenteil von Multitasking und ermöglicht entspanntes, konzentriertes und gleichzeitig effizientes Arbeiten. Immer eins nach dem anderen, Schritt für Schritt kommt man auch ans Ziel – und das sogar sicher!

Ich meine, was hat man auch davon, wenn man sich ständig verzettelt und am Ende Fehler ausbügeln muss? …Oder eventuell noch krank wird – und die Personaldecke gleichzeitig immer dünner?

Im Monotasking nimmt man sich jede Aufgabe einzeln vor und arbeitet sie von Anfang bis Ende durch. Man beginnt seinen Gedankengang und geht diesen parallel zur Aufgabe hochkonzentriert Schritt für Schritt weiter – ohne dabei von links oder rechts abgelenkt zu werden.

Jede Überlagerung sollte vermieden werden, ebenso Gedankensprünge zu anderen Aufgaben („Ich bin gedanklich schon woanders“ … „ich muss nur mal schnell kurz noch was zu einer anderen Aufgabe checken“ …).

… nur mal zwischendurch eben ganz schnell?

Gibt’s nicht! 😊 Die zu bearbeitende Aufgabe liegenlassen und schnell mal eben was anderes zwischendrin erledigen ist im Monotasking absolut unerwünscht.

Doch genau diese tiefe Konzentration auf eine Sache fällt heute vielen Menschen sehr schwer, denn unser Alltag ist von Gedankensprüngen geprägt.

Wer bis dato im Multitasking-Modus „gelaufen“ ist, kann als Monotasking-Newbie somit ein Problem bekommen, sich über längere Zeit nur einem einzigen Thema zu widmen. Und so kann es geschehen, dass man in Gedanken zu weiteren Aufgaben der To-do-Liste abdriftet und diese im Geiste bereits bearbeitet.

Um dem entgegenzuwirken, bedarf es etwas Training. Doch keine Sorge, dies gestaltet sich einfacher, als Sie denken und bedarf lediglich einiger weniger, aber durchaus effektiver Änderungen! Sie arbeiten monotaskend entschleunigter, dabei gleichzeitig hochkonzentriert und können am Ende „mehr stemmen“ als im ineffizienten Multitasking-Modus. 😊

Zu guter Letzt:

Liebe Blogleser*innen, die Zeit vergeht gerade wie im Flug (selbst beim Lesen) – und so sind wir wieder einmal am Ende unseres Beitrages angekommen. Auch dieser Blog wurde ohne Ablenkung und mit viel Konzentration geschrieben, Gedanken konnten in Ruhe zu Ende gebracht und Sätze ausformuliert werden. (Wie sich der Text wohl angehört hätte, wenn ich nebenbei noch telefoniert, videokonferiert und gemailt hätte?)

Wir freuen uns auf Sie – und wünschen Ihnen (und uns) an dieser Stelle ein paar wunderbare und goldene Herbsttage. Bleiben Sie gesund – bis zum nächsten Mal!

Herzlichst, Ihr Team Everding + Schulz

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