Neue Routinen

 In Tipps

Neue Besen kehren einfach besser 😉

„Immer dann, wenn man spĂŒrt, dass Routine sich einschleicht, sollte man etwas Neues machen.“ – Max Reinhardt (1873 – 1943), eigentlich Maximilian Goldmann, österreichischer Theaterregisseur.

Liebe Blogleser*innen, wer von Ihnen kann sich noch an die vielen guten VorsĂ€tze vom letzten Silvesterfest erinnern? An all die vielen vollmundigen Absichten und Versprechen (auch sich selbst gegenĂŒber), im Unternehmen kĂŒnftig sĂ€mtliche Prozesse „zum Besseren“ zu verĂ€ndern? Neue Wege beschreiten, „neue Saiten aufziehen“, endlich effizienter werden 
 um dann doch wieder in die alten Muster zu fallen und eventuell dort zu verbleiben?

ZunĂ€chst: Das ist nur zutiefst menschlich, denn was sich vor lĂ€ngerer Zeit einmal in der Firma bewĂ€hrt und „eingebĂŒrgert“ hat, mag man so schnell nicht wieder aufgeben. Obwohl viele Unternehmen seit Jahresbeginn innovative Ideen auf dem Schirm haben und sich wandeln möchten sowie neue Möglichkeiten ausprobieren wollen, fĂ€llt es doch einem großen Prozentsatz recht schwer und einige schaffen es tatsĂ€chlich ĂŒberhaupt nicht.

So bleiben am Ende einige – trotz guter VorsĂ€tze fĂŒr VerĂ€nderung – lieber der typische „Schuster, der bei seinen Leisten bleibt“; also bei all jenen Dingen, die man bereits kennt und schon immer auf die gleiche Art und Weise erledigt hat. Das Althergebrachte ist vertraut und bietet natĂŒrlich auch Sicherheit, „man weiß, was man hat“ – selbst, wenn es nicht der Weisheit letzter Schluss ist.

Routinen (oder auch: alte Zöpfe)

Nichts kann sich hartnĂ€ckiger halten als eine traditionelle Routine, eine eingefahrene Arbeitsweise, auch wenn sie lĂ€ngst ĂŒberholt erscheint und man dies im Grunde seines (Unternehmer)Herzens auch weiß. Doch warum ist es so, dass man so gern an Traditionen festhĂ€lt und sich bei Neuerungen eher schwer tut?

Die Thematik ist vergleichbar mit den großen WĂŒnschen, welche jeder Mensch so hat und die man sich gern erfĂŒllen möchte; jedoch nicht weiß, wie man dies eigentlich bewerkstelligen kann.

Sicherlich, ĂŒberall hört man neue Buzz-Worte wie etwa VerĂ€nderung und „New Work“ (womit wir uns bereits in einem frĂŒheren Blog beschĂ€ftigt haben). Das begehrte „Home-Office“, welches vor Corona unerreichbarer Wunschtraum unzĂ€hliger Mitarbeiter gewesen ist, wurde quasi ĂŒber Nacht in vielen Unternehmen zur NormalitĂ€t – und funktioniert zumeist hervorragend!

Gewusst wie!

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind als Dienstleistungsunternehmen im Bereich Garten- und Landschaftsbau (o. Ă€.) angesiedelt. Sie haben bislang mit viel, viel Papier (und Porto!) gearbeitet! Sie haben stapelweise Angebote fĂŒr Kunden geschrieben und abgeschickt, Neukunden akquiriert, Werbung in regionalen Zeitungen geschaltet 


Sie haben gewartet, Antwort-Post erhalten (oder auch nicht), diese geöffnet, mit Eingangsstempel versehen, gelesen, bearbeitet – und abgeheftet. Im besten Fall kam eine Zusage zustande, bis dahin wurden jedoch Unmassen von Papier bewegt und Unmengen an Stunden verbraucht.

Irgendwie scheint alles mehr oder weniger vor sich hinzudĂŒmpeln, Ihr Unternehmen verzeichnet zwar AuftrĂ€ge, aber nicht in dem Bereich, wie Sie sich eigentlich erhoffen. Ihre Mitarbeiter spielen derweil Skat 


Sicherlich verfasst Ihr BĂŒro auch E-Mails, doch auch diese brauchen Ihre Zeit, werden korrekturgelesen – und versendet. Chance auf Antwort? 50:50, wenn ĂŒberhaupt 


Die Betriebseinnahmen reichen zwar aus, um „den Laden gerade so am Laufen“ zu halten – aber fĂŒr mehr auch nicht. Es muss etwas Neues geschaffen werden – neue Routinen mĂŒssen her!

Sie beschließen, das Unternehmen umzustrukturieren, und beginnen damit, fortan keine Angebote mehr zu schreiben und zu versenden, sondern Sie installieren eine informative Internetseite mit festen Preisen, die Ihre Kunden ĂŒber alles Wichtige informiert.

Das allein spart schon einmal massig Zeit! Die Webseite muss natĂŒrlich auch gepflegt werden
 Weiterhin möchten Sie Social-Media ĂŒber Google, Facebook und Instagram nutzen und haben da noch weitere Ideen!

Folglich kommen Neuerungen auf die Mitarbeiter zu, denn Sie möchten nicht extra jemanden fĂŒr Social-Media einstellen, sondern diese Aufgabe auf Ihre Mitarbeiter verteilen.

Und nun startet der neue Workflow?…

Statt sich ĂŒber die neue und spannende Aufgabe zu freuen, Ă€ußern die meisten Mitarbeiter Ihres Unternehmens erst einmal Bedenken und motzen. „Das haben wir noch nie so gemacht“ 
 „ich habe keine Ahnung von Facebook!“
 „Wozu soll das gut sein?!“ 
 „das liest doch kein Kunde“ 
 und so weiter. Fortsetzung folgt! 😉

Wie kommt man als Unternehmer von A nach B?

Strebt ein Unternehmen nach VerĂ€nderung, so ist es in der Regel nicht ausreichend, seinen Mitarbeitern oder seinem Team einfach nur modernste Werkzeuge in die Hand zu drĂŒcken („Hier, Instagram! Mach mal!“) – aber den „Gewohnheitsschlendrian“ außer Acht zu lassen. Die schicksten Tools nĂŒtzen rein gar nichts, wenn man sich

  • zunĂ€chst die Bedienungsanleitung/Tutorial nicht durchliest und diese gemeinsam mit allen bespricht
  • wenn man seine Belegschaft nicht mit Begeisterung mitreißen kann

Es ist wie im Handwerklichen (oder auch im persönlichen Hausgebrauch): Wer sich neues Werkzeug oder modernste Kochutensilien anschafft, mit denen er de facto noch nie gearbeitet hat, sich damit aber nicht vertraut macht und erst recht nicht davon ĂŒberzeugt ist, wird ĂŒber kurz oder lang frustriert sein und wieder das AltbewĂ€hrte und Bekannte hervorholen – weil die Handgriffe der alten Routine eben einfach (noch) schneller gehen.

Doch um neue Wege zu beschreiten, sollte sich ein Unternehmen darĂŒber bewusst sein, dass neue Werkzeuge allein nicht viel bewirken. Es bedarf einer Gebrauchsanleitung – und auch die innere Einstellung sowie das Arbeitsverhalten der Belegschaft mĂŒssen sich dahingehen Ă€ndern und mit der Zeit gehen!

Um einen echten Wandel in Ihrem Unternehmen zu erreichen, kommt es auf das entsprechende Mindset Ihres Teams an.

Routine als (Spaß)bremse fĂŒr Wandel und VerĂ€nderung

„Neue Moden aufziehen“
 „Das haben wir schon immer so gemacht“
 „Das haben wir noch nie so gemacht“
 viele Mitarbeiter und Kollegen reagieren zunĂ€chst ablehnend auf mögliche NovitĂ€ten und möchten von neuem Mindset nichts wissen. Die Stimmung in unserem Beispielbetrieb: „OCH NÖÖÖ!“

Obgleich sich neue Möglichkeiten und Chancen auf mehr Umsatz ergeben: Man bleibt lieber in seiner Routine und den vertrauten Handgriffen verhaftet, denn Routine schenkt uns letztendlich auch ein StĂŒckweit Orientierung und Sicherheit. Man weiß, woran man ist und was man erwarten kann.

Man hat bislang Briefe mit Angeboten geschrieben und versendet – Tag fĂŒr Tag. Und so kann es fĂŒr manche Mitarbeiter regelrecht bedrohlich anmuten, ausgetretene Pfade zu verlassen und neue Wege zu gehen: Zum Beispiel kĂŒnftig im Social-Media-Bereich zu agieren.

Somit ist auch nicht verwunderlich, dass viele gute neue Ideen oft nicht zum Zuge kommen, denn jede VerĂ€nderung kann nur dann funktionieren, wenn lieb gewonnene Routinen (alte Zöpfe – in diesem Fall kiloweise Post mit Angeboten) abgestreift werden und man sich fĂŒr neue Ideen und Möglichkeiten (Social-Media) öffnet.

Ein bisschen Abenteuersinn (Unternehmergeist – auch von Seiten der Belegschaft) gehört in jedem Fall dazu! 😉

Bloß nicht stillstehen!

Denn im Prinzip bedeutet Stillstand auf lange Sicht betrachtet das schleichende Aus. Es gibt nur sehr wenige Traditionsunternehmen, die ihre Prozesse so abwickeln wie noch vor 100 Jahren. Auf Anhieb fallen mir hier Whisky-Destillerien aus den schottischen Highlands ein, doch auch hier setzt man heute aktiv auf Social-Media und macht sich in den „neuen Medien sichtbar“.

Als Quintessenz kann man durchaus sagen: Wer nicht mit der Zeit gehen möchte, lĂ€uft Gefahr, frĂŒher oder spĂ€ter tatsĂ€chlich abgehĂ€ngt zu werden – und das ist exakt jenes, was man zunĂ€chst seiner Belegschaft vermitteln muss (und was nicht unbedingt einfach ist).

Denn nur, wem es gelingt, immer wieder den Kurs neu zu setzen; auf neue Herausforderungen zu reagieren, sich anzupassen und seine Arbeitsteams/Mitarbeiter zu einem echten Wandel zu bewegen, wird am Ende am Markt etabliert bleiben und ein erfolgreiches Unternehmen fĂŒhren.

Holen Sie Ihre Mitarbeiter ab!

Was in anderen Kulturen um einiges einfacher erscheint als bei uns, ist die Motivation von Mitarbeitern. Besonders große US-amerikanische oder japanische Unternehmen schaffen es auf beinahe magische Art und Weise, Ihre Mitarbeiter zu motivieren; ihre Arbeitnehmer „abzuholen und mitzunehmen“.

Doch gerade im traditionsliebenden Japan liebt man Routine und Zeremonie, wie also ist es möglich, dort offen fĂŒr Neuerungen zu sein?

Die Antwort liegt tatsĂ€chlich im Traditionellen: Man nutzt Rituale. Rituale können Unternehmen tatsĂ€chlich hervorragend dabei unterstĂŒtzen, aus Routinen auszubrechen und den ersehnten Wandel des Workflows einzuleiten.

Besonders zutreffend ist dies, wenn sich die Mitarbeiter als Team verstehen und auch so fĂŒhlen, denn gerade in einer Gemeinschaft erlebte (oder zelebrierte) Rituale verfĂŒgen ĂŒber eine emotionale wie auch psychologische große Kraft!

Ein gemeinsames physisches Erleben rundet die Sache ab, denn wir Menschen sind nun einmal soziale Wesen und fĂŒhlen uns in der Regel in menschlicher Gesellschaft Ă€ußerst wohl.

Gemeinsame Rituale

Laden Sie Ihre Mitarbeiter zu einem Grillabend auf dem FirmengelÀnde oder bei sich im Garten ein und besprechen Sie quasi in ungezwungener AtmosphÀre, was Ihnen an Neuerungen im Unternehmen so vorschwebt.

Beziehen Sie ĂŒberhaupt Ihre Mitarbeiter mehr ein, z. B. in gemeinsame Kaffeepausen. Pflegen Sie diese als kleines tĂ€gliches Firmenritual (Hier kocht der Chef den Kaffee noch selbst 
) und kommen Sie immer wieder zu einem Austausch zusammen.

In einer Gruppe wie auch in einem Arbeitsteam fĂŒhlen sich viele Menschen bestens aufgehoben. In einigen Unternehmen haben Mitarbeiter sogar das GefĂŒhl „eine kleine Familie“ zu sein und ziehen bereitwillig an einem Strang.

BetriebsausflĂŒge, gemeinsames Essengehen, Grillnachmittage, das jĂ€hrliche FrĂŒhlingsfest oder die Weihnachtsfeier, all dies beschreibt klassische Rituale im Unternehmen, die in uns Menschen/Mitarbeitern GefĂŒhle des Aufgehoben-seins – der Zufriedenheit – erzeugen.

Rituale haben zudem etwas Beruhigendes, ein GefĂŒhl von „gemeinsam schaffen wir das“! Negative Emotionen, etwa durch anstehende VerĂ€nderungen ausgelöst („Ich will aber nichts mit Social-Media zu tun haben
“), können durch gemeinsame Rituale aufgelöst werden.

Denken Sie nur allein an die Feiertage zum Jahresende! Rituale stiften Sinn, sie transportieren Botschaften und Werte und sorgen fĂŒr ein GefĂŒhl von Verbundenheit unter uns Menschen. Anstelle von „Jeder gegen Jeden“ wird mithilfe von Ritualen die Belegschaft als Kollektiv verbĂŒndet und auf neue Ideen sowie Ziele eingestimmt.

Gemeinsame Ziele verbinden und bringen damit auch die Transformation des Unternehmens auf Touren!

ZunĂ€chst: Ein wenig „Brainstorming“ 😉

Wir Menschen haben unsere bewĂ€hrten Routinen und Verhaltensmuster fest im Gehirn verankert. Überlegt sich eine UnternehmensfĂŒhrung nun VerĂ€nderungen im gĂ€ngigen Workflow, kann dies zunĂ€chst durchaus Ängste provozieren! „Was kommt da bloß auf uns zu?“


ZurĂŒck zu unserem Beispielunternehmen: Wichtig ist, dass die Belegschaft nun positive Botschaften erhĂ€lt, dass sie ehrliche Vorbilder kennenlernt und nicht zuletzt durch gute Beispiele alte Denkschemen hinterfragt.

HierfĂŒr können beispielsweise die Internetauftritte anderer, erfolgreicher Gartenbauunternehmen angeschaut werden. „Schaut mal, so sieht das bei Unternehmen So und So aus
 Die wurden sogar vergangene Woche im Fernsehen vorgestellt!“

Oder bei Facebook: „Hier, das sind die Bilder von ihrer Baustelle letzter Woche. Der Garten sieht nun klasse aus, und alle Welt kann das sehen
 Unsere Arbeit ist auch klasse, wir können darauf wirklich stolz sein und sollten das unbedingt sichtbar machen.“

„Never touch a runnung system!“, „Aber das haben wir doch noch nie so gemacht?!“ – einige Mitarbeiter lehnen VerĂ€nderungen schlicht und ergreifend ab. Dahinter steht die Idee, dass man bislang mit den bisherigen Routinen und Herangehensweisen doch einigermaßen gut gefahren ist; man weiß, wie das System lĂ€uft und worauf man sich verlassen kann.

„Was man hat, das hat man“, diese Einstellung ist zutiefst menschlich. Doch Ziele sowie Rahmenbedingungen können sich verĂ€ndern; Arbeitsprozesse mĂŒssen neu definiert und an neue Gegebenheiten angepasst werden, spĂ€testens dann, wenn die Zahlen nicht mehr stimmen und man Gefahr lĂ€uft (wie zuvor schon erwĂ€hnt) als Unternehmen abgehĂ€ngt zu werden! Ein Wandel wird somit alternativlos, die Mitarbeiter kommen nicht umhin, ihr Arbeitsverhalten zu Ă€ndern.

Das Gehirn motivieren

Wissenschaftler haben in Studien untersucht, wie etablierte Denk- und Verhaltensmuster (Werte, Überzeugungen) im Gehirn des Menschen „verankert“ sind. So lassen sich liebgewonnene Gewohnheiten nur schwerlich Ă€ndern, da diese sich in Bereichen des Gehirns befinden, in denen auch viele halbautomatische AblĂ€ufe – wie zum Beispiel GeschirrspĂŒlen, Laufen oder Fahrradfahren abgespeichert liegen.

Dinge, die man tut, ĂŒber die man sich aber keine Gedanken mehr machen muss. Aber auch GefĂŒhle wie Ärger, Angst; Instinkte wie Durst und Hunger befinden sich in diesen Arealen.

SĂ€mtliche Routinen, die sozusagen „in Fleisch und Blut“ ĂŒbergegangen und positiv besetzt sind, werden ebenfalls in diesem Gehirnbereich abgespeichert. Auf diese Weise entstehen feste Nervenverbindungen, die sich unter UmstĂ€nden nicht einfach wieder lösen lassen.

Stehen neue Ziele ins Haus und mĂŒssen altbekannte Routinen aufgebrochen werden, so verbindet unser Gehirn dies nicht selten mit GefĂŒhlen wie Angst, Ärger und Risiko. VerĂ€nderungen werden somit oft als Belastung empfunden – am besten „gar nicht erst mit so einem neumodischen Kram anfangen, wir sind schließlich ein Traditionsunternehmen!“ 


Neue Routinen 😊

Doch Menschen können sich natĂŒrlich Ă€ndern, unsere ureigene Erfolgsgeschichte ist ja nicht auch zuletzt gekrönt von VerĂ€nderung und Anpassung! Denn obgleich unsere Gewohnheiten tief verankert im Köpfchen liegen, können wir Menschen uns Ă€ndern; ĂŒber Reflexion unserer Gedanken und ĂŒber unseren sogenannten Selbstbeobachter mit Namen PrĂ€frontaler Cortex.

Dank ihm sind wir gleichzeitig auch hervorragend in der Lage, Überzeugung und Verhalten anzupassen, wenn es uns nĂŒtzlich (oder ĂŒberlebenswichtig) erscheint. Die Grundvoraussetzungen hierbei sind jedoch: Erkenntnis und Einsicht – nĂ€mlich dahingehend, dass die bisherige Routine ausgedient hat und eine neue Routine Vorteile mit sich bringt.

Die Mitarbeiter unseres Beispielbetriebes machen sich inzwischen Gedanken – sie reflektieren: „Hm, wenn wir kĂŒnftig weniger Geld in Zeitungsanzeigen und weniger Zeit in die Tagespost investieren, dafĂŒr aber mehr Zeit in unsere Webseite und in Social-Media, was zudem nichts kostet, wird unser Unternehmen ĂŒberregional sichtbar


Theoretisch kann unsere Webseite weltweit aufgerufen und angesehen werden. Sicherlich wird niemand in Cornwall einen Gartenbauer aus Deutschland beauftragen, aber
 hm 
 spannend ist das schon irgendwie!“

Und damit sind wir beim wichtigsten Punkt fĂŒr VerĂ€nderungen: Um Erkenntnis und Einsicht fĂŒr eine neue Routine auf den Weg zu bringen, bedarf es positiver Kommunikation seitens der UnternehmensfĂŒhrung.

Die Mitarbeiter sozusagen „abholen“, eine neue Orientierung hin zum kĂŒnftig gewĂŒnschten Denken/Verhalten schaffen; sie ĂŒberzeugen – dass die neuen Verhaltensmuster als kĂŒnftige Rahmenbedingungen einfach besser zu den neuen Gegebenheiten passen.

Denn fĂŒr Unternehmen gilt: Man muss heute einfach sichtbar sein, sonst wird man schlichtweg irgendwann ĂŒbersehen! Und Social-Media bietet hierfĂŒr sogar kostenlose Möglichkeiten.

Neue Routinen in Ihrem Unternehmen

Einen gewissen Zeitrahmen werden Sie einplanen mĂŒssen, bis die neuen Routinen vollends umgesetzt und etabliert sind. Als Unternehmer/FĂŒhrungskraft können Sie den Vorgang beschleunigen, indem Sie etwa bei Ihren Teams im Meeting oder PerformancegesprĂ€ch den Fokus gezielt auf die neuen Dinge lenken, die bereits prima laufen. Das spornt an! 😊

Hierzu können Sie das Verhalten Ihrer Belegschaft fĂŒr den kĂŒnftigen Workflow mit positiven Beispielen veranschaulichen, dadurch gerĂ€t die Aufmerksamkeit fĂŒr die vergangene (und nicht mehr gewĂŒnschte) Routine in den Hintergrund.

Unser Beispielunternehmen: So kann etwa die BĂŒrokraft, die sonst vor lauter Papierpost kaum aus ihrem Arbeitszimmer rausgekommen ist, mit der Kamera kĂŒnftig regelmĂ€ĂŸig das Gartenbauteam auf der Baustelle besuchen und coole Fotos machen – fĂŒr den Internetauftritt oder die Fanpage bei Facebook! Dazu noch einen kleinen Text schreiben, das macht einfach Spaß.

Auf diese Weise kann sich anstelle der alten Routine (Post, Post, Post) eine neue Routine (Internet und Social-Media) sozusagen „einbĂŒrgern“ und festigen.

So setzen Sie Neuerungen um

Damit das EinfĂŒhren einer neuen Routine kĂŒnftig zu einer alltĂ€glichen Routine werden kann, bedarf es einiger Prozesse und bestimmter Interaktion mit Ihren Mitarbeitern. Die nachstehenden Beispiele können Ihnen hierbei helfen.

Nennen Sie die Notwendigkeit fĂŒr VerĂ€nderung klipp und klar beim Namen

Viele Unternehmen scheuen die direkte Kommunikation und geben Ihrer Belegschaft so das GefĂŒhl, die „Letzten zu sein, die etwas erfahren“. Was fĂŒr weniger Unruhe sorgen soll, fĂŒhrt in der RealitĂ€t eher zum Gegenteil: Die Mitarbeiter bekommen das GefĂŒhl, dass Ihnen etwas ĂŒbergestĂŒlpt werden soll.

Wer einen Wandel bewirken und umsetzen möchte, sollte seinen Mitarbeitern klar und ehrlich kommunizieren, warum eine alte Routine ad acta gelegt und durch eine neue Routine ersetzt werden soll.

„Wir schreiben kĂŒnftig keine separaten Angebote mehr, sondern informieren unsere Kunden ausschließlich ĂŒber das Internet und setzen dabei auf Facebook; auch auf den Chat! Statt tĂ€glich Briefe zu verfassen und zu verschicken, chatten wir nun mit unseren Kunden – in Echtzeit. Das spart unglaublich viel Zeit und Portokosten.“

Der Gewinn einer Erkenntnis darĂŒber, was kĂŒnftig besser sein wird, gibt den Mitarbeitern ein GefĂŒhl von Sicherheit und sorgt zudem fĂŒr neue Orientierung. Wenn man weiß, auf was es kĂŒnftig ankommt, fĂ€llt es umso leichter, alte Verhaltensmuster loszulassen und neue anzunehmen.

Wichtig ist auch die Vorbildfunktion der GeschĂ€ftsfĂŒhrung – mit Ausrichtung auf die neuen Routinen.

Besetzen Sie VerÀnderungen positiv

Ihre Mitarbeiter mĂŒssen natĂŒrlich erkennen; dass die neue Routine/das neue Arbeitsverhalten Vorteile mit sich bringt und am Ende dem gesamten Unternehmen zugutekommt!

FĂŒr einen positiven Effekt können Sie beispielsweise unterschiedliche Daten heranziehen, etwa die Steigerung zufriedener Kunden eben aufgrund eines besseren Workflows, gestiegene Verkaufszahlen, höhere UmsĂ€tze, positive Testimonials und Bewertungen, etc.

Im Fall unseres Beispielunternehmens können die Webauftritte von Mitbewerbern herangezogen und etwa Google-Bewertungen in Augenschein genommen werden. Kommt das Unternehmen sympathisch herĂŒber? Was hat diese Firma, was man selbst vielleicht (noch) nicht hat?

In jedem Fall scheint man dort auch ĂŒber bessere Arbeitsmaschinen zu verfĂŒgen
 Die Mitarbeiter tragen alle eine einheitliche und gepflegte Arbeitskleidung, das macht schon was her
 Sie vermitteln zudem, dass ihnen ihr Job Spaß macht. „Hallo Belegschaft: Da wollen wir auch hinkommen!“

Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, sich Gedanken ĂŒber die Zukunft zu machen

„Die da oben – wir da unten“, in jedem Fall sollten sĂ€mtliche Mitarbeiter eines Unternehmens das GefĂŒhl haben, wichtiger Teil des Großen und Ganzen zu sein – und sich somit auch ernstgenommen und wertgeschĂ€tzt fĂŒhlen.

Darum: Jeder Mitarbeiter ist eingeladen, sich Gedanken ĂŒber die Zukunft des Unternehmens zu machen, jede Meinung ist wichtig und wird gehört. Welche Prozesse können noch entwickelt werden, um den Workflow zu verbessern und die Arbeit zu erleichtern?

Ein guter Ansatz hierbei ist, „Vorher-Nachher-Situationen“ durchzugehen und in einen direkten, anschaulichen Vergleich zu setzen.

Vorher: Berge von Papier, unglaublich viel Schreibkram und Porto – oft nicht zielfĂŒhrend! Jeder Kunde wurde extra angeschrieben. Nachher: Jetzt erhĂ€lt jeder Kunde einen Link zur Internet- und Facebookseite und kann diese zudem interaktiv mitgestalten! Man kann die Meinung und die Kommentare anderer begeisterter Kunden lesen, das war im „stillen Brieflein“ vorher gar nicht möglich


Wenn sich die durch neue Routinen gewonnenen Verbesserungen deutlich abzeichnen und nachvollziehbar sind, ist es fĂŒr die Belegschaft noch einmal leichter, bestehende Routinen loszulassen!

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit der Reflexion, denn dies ist ja, wie bereits zuvor schon erwĂ€hnt, fĂŒr das Gehirn eine große Hilfestellung und kann durchaus zu einem Aha-Erlebnis (und damit zu rascher Akzeptanz) fĂŒhren.

Umsetzen der Neuerungen/neuen Routinen

Wenn sich schließlich alle Mitarbeiter ĂŒber die neuen Ziele im Klaren sind, kann gemeinsam „zu neuen Ufern aufgebrochen“ werden. Das heißt, haben sich alle Kollegen der neuen Arbeitsprozesse vergegenwĂ€rtigt und wissen, was sie kĂŒnftig zu tun haben, können sie ihr kĂŒnftiges Arbeitsverhalten anpassen.

Der neue Workflow muss festgelegt sein; die Aufgaben verteilt und das Arbeitsverhalten hierzu integriert werden. Die Belegschaft muss die neuen Strukturen im Blick behalten – Coachings/Trainings und UnterstĂŒtzung durch Vorgesetzte bringen die neue Routine auf Kurs!

(Tipp: Dadurch, dass sich im Prinzip alle in der „gleichen neuen Ausgangslage“ befinden, kann hierdurch zusĂ€tzlich ein VerbundenheitsgefĂŒhl geschaffen werden.)

Übung macht den Meister!

Um die neue Routine schließlich umzusetzen, mĂŒssen die VerĂ€nderungen im Arbeitsverhalten immer wiederholt werden, denn die neue Herangehensweise kann im Unterbewusstsein nur dann Einzug erhalten, wenn sie immer Anwendung findet. Ähnlich Fahrradfahren oder Stricken, kann man dies einmal, verlernt man es in der Regel auch nicht wieder. 😊

FĂŒhrungskrĂ€fte sollten an dieser Stelle besondere Vorbilder sein, denn sie mĂŒssen vorleben, wie das neue und gewĂŒnschte Arbeitsverhalten aussieht – dabei dĂŒrfen sie selbst nicht in alte Routinen zurĂŒckfallen, sondern ihnen wird quasi die Vorreiterrolle zuteil. FĂ€llt nĂ€mlich eine FĂŒhrungskraft in die alten Strukturen zurĂŒck, dauert es nicht lange, und die Belegschaft „rĂŒckt nach“ – was es zu vermeiden gilt.

Last but not least: Das Verfestigen der neuen Routine

Haben genĂŒgend Mitarbeiter die neue Arbeitsweise eindeutig als die bessere anerkannt und die neue Routine in ihr Unterbewusstsein aufgenommen, ist das Ziel praktisch erreicht! Im Idealfall nörgelt Ihre Belegschaft nicht mehr: „FrĂŒher war alles besser“, sondern freut sich: „FrĂŒher haben wir das so und so gemacht, doch jetzt ist alles viel besser – das macht ja richtig Spaß!“

Zusammenfassend:

Es ist also ganz normal, dass bei VerĂ€nderungen in Arbeitsprozessen oder im Strukturwandel eines Unternehmens viele Mitarbeiter erst einmal skeptisch sind oder gar mit Furcht reagieren. Sie fĂŒrchten eine zusĂ€tzliche Belastung und möchten aus diesem Grund an Althergebrachtem festhalten.

Um dieser Denkweise einen Frischeschub der VerĂ€nderung zu ermöglichen, benötigt man also eine gewisse Vorlaufzeit, gute Vorbilder und viel FingerspitzengefĂŒhl. Die Kollegen brauchen eine gewisse Zeit, um ihrem „inneren Selbstbeobachter“ zu ermöglichen, die bisherige Situation mit der neuen Situation zu vergleichen – und die Vorteile der VerĂ€nderungen zu beleuchten und anzunehmen.

Des Weiteren bedarf es zur Verfestigung einer neuen Routine stĂ€ndiger Übung, denn Übung macht bekanntlich den Meister! Am besten kann dies gelingen, wenn die GeschĂ€ftsleitung eines Unternehmens den Fokus stets auf das Positive richtet, das die neue Routine mit sich bringt – und dies auch mit Freude und Begeisterung kommuniziert.

Manche Mitarbeiter mĂŒssen auf ihrem bisherigen Weg abgeholt und auf ihrem kĂŒnftigen Weg dabei unterstĂŒtzt werden, die neuen Grundvoraussetzungen umzusetzen. Und als GeschĂ€ftsfĂŒhrer*in ist man ja auch Vorreiter*in des Unternehmens.

Zu guter Letzt:

Bestimmt kennen Sie noch den Satz aus frĂŒhen Kindertagen: „Siehst Du, es war doch gar nicht so schlimm
“ Ja! War es wirklich nicht! Ob die ersten SportĂŒbungen am Stufenbarren oder der erste Sprung ins Wasser beim Schwimmunterricht – es gibt immer einen ersten Schritt. Hat man diesen gewagt und ist ihn gegangen, hat man eine neue FĂ€higkeit erlangt und ist hinterher stolz gewesen.

So wie auch in unserem Beispielunternehmen! Es gibt gute Seminare in Sachen Social-Media oder auch, wie man fĂŒr sein Unternehmen etwa mit WordPress selbst eine tolle Webseite bauen kann. Warum dies nicht auch als spannendes Projekt fĂŒr die Mitarbeiter?

Und womöglich könnten sich auch die GĂ€rtner vorstellen, ein paar Stunden im Monat am Social-Media des Unternehmens zu arbeiten, sei es mit eigenen Handyfotos oder einem kleinen Bericht ĂŒber eine besondere Situation wĂ€hrend der Arbeit – was auch immer. Das sorgt fĂŒr Abwechslung und auch dafĂŒr, dass man sich seiner eigenen Arbeit wirklich bewusst wird und stolz darauf ist!

Oftmals weiß man als Unternehmer im Arbeitsalltag ja selbst nicht so genau, an welchen Stellschrauben man drehen muss, um fĂŒr sein Unternehmen (und letztendlich damit auch fĂŒr die Mitarbeiter) das Beste zu erreichen.

Hilfreich ist in jedem Fall, wenn man alle mit ins Boot holt und auch in der Belegschaft selbst eine Umfrage nach neuen Ideen und VerbesserungsvorschlĂ€gen zu kĂŒnftigen Arbeitsprozessen/Routinen startet. In jedem Mitarbeiter schlummern Ideen, die zum Wohl und zur Verbesserung des Unternehmens beitragen und einen sichtbaren Erfolg hinterlassen können! Und vielleicht wartet ja auch nur ein internetaffiner Mitarbeiter darauf, endlich sein Können unter Beweis zu stellen?

Darum: Scheuen Sie sich nicht vor neuen Wegen, sondern setzten Sie neue Routinen – auf das neue Ziel fokussiert – um. Nehmen Sie Ihre Leute mit und machen Sie daraus am besten ein gemeinsames Projekt zum Wohle aller im Unternehmen. 😊

In diesem Sinne – genießen Sie die Sommertage und machen Sie wie immer möglichst das Beste aus allem!

Bis zum nÀchsten Mal,

Herzlichst, Ihr Team Everding und Schulz

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