Servus, E-Mail?!

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Macht sich ein alter Freund langsam von dannen?

„Sie haben Post!“ Wenn Sie sich wie wir noch an einen bestimmen Internetprovider mit den drei goldenen Großbuchstaben aus vergangenen Zeiten erinnern, dann ist Ihnen dieser kleine Satz bestimmt noch bestens im Gedächtnis.

Auf einmal wurde die Korrespondenz herrlich unkompliziert und ging so wunderbar schnell und einfach; mal eben geschwind ein paar Zeilen an die liebe Familie senden; dazu keine Briefmarken besorgen und keinen Briefkasten suchen müssen – einfach per Mausklick wurde die Nachricht verschickt, um Sekunden später bereits beim Empfänger im E-Mail-Fach zu liegen und auf dessen Abruf zu warten.

Mit Lichtgeschwindigkeit
In den 90ern machte die Technik einen enormen Sprung nach vorne – fortan gab es das Internet und mit ihm die schnelle Zusendung von elektronischen Briefen und Postkarten, rasanter als jedes Telegramm!

Vorbei war damit die Zeit der Ausreden, wenn man beispielsweise Großmutters Geburtstag vergessen hatte; fiel uns dieses wichtige Familiendatum erst am Abend vor dem feierlichen Ereignis wieder ein, so war es für die Geburtstagskarte auf dem Postweg schon zu spät.

Doch dank E-Mail konnte man jetzt schnell eine schöne elektronische Postkarte erstellen und diese noch zusätzlich mit Musik untermalen und mit herunterrieselnden Blumen oder Herzen arrangieren. Man wusste, pünktlich zu Omas Ehrentag kam sie noch an.

(Heute kann man getrost sagen, dass mit der gegenwärtig verwendeten Glasfaser eine E-Mail beinahe mit Lichtgeschwindigkeit versendet wird.)

Sie haben Post
Bald war die E-Mail in aller Munde und Postkörbchen – von der Schule oder Arbeit heimgekehrt, wurde erst einmal der Rechner angeworfen und die E-Mails gecheckt.

„Sie haben Post!“ war der sehnsüchtig erwartete Zauberspruch für die rege nationale und auch internationale elektronische Korrespondenz, welche mit großer Rasanz von A nach B gesendet wurde, von Aachen nach Baltimore, von London nach Paris, von Hawaii nach Singapur, u. v. m.

Ungeahnte Möglichkeiten der Weiterleitung und des Teilens von Nachrichten taten sich auf, lediglich von offizieller Seite gab man sich noch ein wenig nostalgisch und hielt vorläufig traditionell und altehrwürdig am klassischen Postweg fest. Doch es war, wie alles, nur eine Frage der Zeit …

Spam und allerlei Spreu
So dauerte es auch nicht lange und neben wichtigen Informationen und lieben Grüßen von Verwandten und Freunden wurde zunehmend auch die eine oder andere Spreu ins elektronische Postkörbchen geschwemmt – in Form von Kettenbriefen, Werbung und allerlei Rosstäuscherei – die Spam-Mail war geboren!

Sie kam erst zaghaft, trat später in Massen auf, verstopfte den Posteingang, raubte Zeit und legte viele Nerven blank. Was sollten wir nicht alles käuflich erwerben? Viagra, Voodoo-Zauber, Wunderpulver und so weiter. Viele Internetsurfer hissten die weiße Flagge und legten sich eine neue E-Mail-Adresse zu, um dieser Flut an dubiosen und skurrilen Angeboten zu entkommen.

Die E-Mail in Zahlen
Doch die E-Mail setzte sich durch und wurde fester Bestandteil der täglichen Kommunikation. Im Gegensatz zum Telefonat war man nicht ans Telefon gebunden, sondern konnte Fragen und Anliegen immer dann und auch gebündelt bearbeiten, wenn sich hierfür gerade die Zeit fand.

Das Volumen an versendeten Nachrichten nahm erheblich zu, wurde 1994 in Deutschland noch die überschaubare Menge von einer Milliarde E-Mails versendet, so ist diese Summe nun in 2017 auf sage und schreibe 771 Milliarden E-Mails angewachsen, der Spam wurde hier bereits herausgerechnet. Für 2018 prognostiziert man bereits 917 Milliarden.

Die Menge an versendeten E-Mails wächst ständig weiter, trotzdem wird die E-Mail von Experten jedes Jahr für out erklärt. Doch wie kann das sein, wenn die Anzahl der elektronischen Post Jahr um Jahr wächst?

Multitasking und Gedankensprünge
Holen wir ein bisschen aus und nehmen wir die E-Mail genauer unter die Lupe. Ohne das ständige Checken von E-Mails konzentriert man sich eher nur auf eine Tätigkeit, dies aber richtig!

Man kann gründlicher und fokussierter arbeiten, ohne Ablenkung und Gedankenabschweifen. Kommuniziert ein Unternehmen (wie fast alle) innerbetrieblich via E-Mail, so switchen die Menschen im Multitasking-Modus zwischen den Tabs oder mehreren Bildschirmen hin und her, die Konzentrationsspanne verkürzt sich und wird immer wieder aufs Neue unterbrochen.

In die eigentliche Kernaufgabe muss man sich auf diese Weise immer wieder ein bisschen aufs Neue einarbeiten („Wo war ich doch gleich? Was wollte ich nochmal?“). Man verliert immer wieder den Faden und braucht somit im Endeffekt länger, als wenn man eine Sache einmal richtig „durchziehen“ kann.

Auch persönliche Gespräche mit Kollegen werden beim Unterbrechen durch switchen häufiger geführt. Natürlich werden zur Auflockerung des Arbeitsalltages mal ein paar Stilblüten und Anekdoten verschickt, denn auch Humor bei der Arbeit ist wichtig und ein nicht zu unterschätzender Wohlfühlfaktor!

In der Quintessenz jedoch bringt das ständige Umherspringen zwischen Tabs und Monitoren eher eine gewisse Unruhe in den Arbeitsprozess.

Trotzdem fühlen sich viele Kollegen und Mitarbeiter auf irgendeine Weise ohne ständigen Informationsfluss eher „außen vor“, ganz ohne E-Mail vermissen wir offenbar etwas.

Die E-Mail selbst wird sich aller Voraussicht nach nie ganz aus dem Büro von dannen machen, schon aus rechtlichen Gründen müssen Arbeitgeber Informationen an Ihre Mitarbeiter per E-Mail kommunizieren. Doch gibt es auch Alternativen?

kanzlei.one
Aber ja! Unsere Kanzlei nutzt mit großer Begeisterung kanzlei.one, eine sogenannte Social-Collaboration-Plattform, welche eine verbesserte Kommunikation, umfassenden Austausch sowie ein effizientes Projektmanagement ermöglicht.

Wir möchten es an dieser Stelle sehr gerne einmal vorstellen: kanzlei.one, ein Produkt der geiger BDT GmbH, ist vergleichbar mit Facebook und ein eigenes soziales Netzwerk mit integriertem Wissensmanagement. Es beinhaltet verschiedene Arbeitsmodule.

CONNECT als integrierte Chat- und Messaging-Funktion ermöglicht uns gemeinsam mit unseren Mitarbeitern Dokumente zu bearbeiten, zu kommunizieren sowie uns mit Kollegen und Mandanten bequem auszutauschen.

Über die Funktion DRIVE ist ein sicherer Transfer von Dokumenten möglich, mit LIST können wir Termine koordinieren und Projekte sowie Aufgaben übersichtlich handhaben.

Ein weiteres Modul ist PAGE, es ist zugleich Forum und social-media-Plattform für die übergreifende Kommunikation mit sämtlichen Kollegen. Auch hier kann man (wie bei Facebook) diversen Gruppen zu bestimmten Themen beitreten, es können Mandanten mit einbezogen werden, um für einen reibungslosen Kommunikationsfluss zu sorgen.

Alle Teilnehmer legen zudem selber fest, was sie lesen und wann sie es lesen möchten. Mit kanzlei.one hat sich die interne Kommunikation via E-Mail quasi erledigt und ist somit nicht mehr nötig.

Fotos, Videos, Dokumente, Links – sämtliche Beiträge können hochgeladen werden;

  • Kollegen können Kommentare verfassen
  • es können Umfragen erstellt und Veranstaltungen organisiert werden
  • per Newsfeed werden rasch Informationen für bestimmte Nutzergruppen zur Verfügung gestellt.

Natürlich kommt auch das Kollegiale nicht zu kurz, denn PAGE hat bei uns auch einen ausgesprochenen sozialen Charakter. So sind uns Urlaubsgrüße eine willkommene Abwechselung und wir freuen uns über Fotos oder Videos von den Dienstreisen der Kollegen.

Über das integrierte Kollegentool können wir Erfahrungen mit unseren Berufskollegen austauschen. Unser persönliches Fazit: indem wir alles auf einer Plattform finden, fließt die Arbeit kontinuierlicher.

Die E-Mail wird sich aller Wahrscheinlichkeit nach nicht heute und auch nicht morgen gänzlich aus der Businesskommunikation verabschieden, doch wir glauben, dass sie früher oder später ihre Priorität verlieren wird.

Eine App wie kanzlei.one gestaltet den Arbeitsfluss um ein Vielfaches einfacher und effizienter, sie bietet uns maximale Sicherheit und hält uns im Workflow. Auf diese Art können wir während der Arbeit das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden – und wir müssen feststellen, wir möchten es nicht mehr missen.

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